Top

Administratief werk uitbesteden in Belgrado? Dat is makkelijker dan je denkt!

Een tijd geleden zijn we door Sjoerd Heijmans, directeur van Becky.works, uitgenodigd om te gaan kijken naar hun kantoor in Belgrado, om zo een goed beeld te krijgen van dit initiatief op de outsourcing markt. Er wordt veel administratief en fiscaal werk uitbesteed binnen oamkb, dus informatie over opties is altijd goed. Daarnaast meteen Belgrado kunnen bekijken is zeker een extra motivatie geweest om op de uitnodiging in te gaan. Dat vond Ton Peters ook, dus we hebben een ticket geboekt en de rest werd door Becky verzorgd.

Wat doet Becky.works?

Becky.works beschouwt haar dienstverlening niet zozeer als outsourcing. Het idee is dat je gewoon iemand aanneemt in Belgrado. Becky.works regelt het kantoor en alle faciliteiten, maar jij stuurt de persoon qua administratie zelf aan. Wat zijn dan de voordelen om iemand in Belgrado aan te nemen?

Historie en achtergrond

Becky.works is begonnen vanuit hun eigen adminstratiekantoor IBEO In Amsterdam. Ze hadden al een tijd een probleem om goede mensen te vinden en te houden en merkten dat andere  administratiekantoren dit probleem ook hadden.  Daarom zijn ze eerst gaan kijken naar uitbesteden in India en waren hier zelfs al begonnen. Maar toen zijn ze door een bekende geadviseerd om outsourcing in Belgrado te gaan onderzoeken. Uiteindelijk zijn ze gevallen voor de kwalificaties van de administratieve medewerkers en de kansen die zij krijgen als ze met Nederland werken.

Eerst wat informatie over Belgrado, iets wat Becky.works heel belangrijk vindt om over te brengen, om zo meteen de administratieve medewerkers beter te begrijpen. Hiervoor hebben ze ook uitstekende gids Ralf ingehuurd, een Nederlander die al 12 jaar in Belgrado (fiets)tours geeft aan toeristen en ook fietsen verhuurt.

Belgrado is de hoofdstad van Servië, waar 2 van de 7 miljoen inwoners van het land wonen. Servië heeft natuurlijk een behoorlijk zware historie. Dan weer ingelijfd door de Romeinen, door de Ottomanen uit Turkije, door Austria Hongaars, door Nazi Duitsland, dan samen met 4 andere landen samengevoegd door Churchill tot Yugoslavia, dan weer gesplitst, terwijl vele dictators de baas waren. Dit zie je ook terug in de architectuur, waar saaie betonnen blokken uit de socialistische tijd naast sierlijke Oostenrijks ogende gebouwen en glazen kantoorgebouwen letterlijk naast elkaar kunnen staan. Nu is de politieke situatie ook niet zeer democratisch, maar er is in ieder geval veel vrijheid en je kunt alles kopen.

Het centrum van Belgrado heeft alle winkels die je kent in mooie gebouwen, mooi ingericht in statige straten (met Oostenrijkse invloeden). Op elke hoek zijn er barretjes waar je lekker kunt zitten. Toen wij er waren was het 38 C in de schaduw, dus lang ging je niet in de zon zitten, maar elke avond was het er erg gezellig, al dan niet toegezongen door een Balkanorkest. De prijzen zijn lager, maar ook weer niet zoveel. Zodat het verbazend is hoe vol de terrassen zijn en hoe goed de mensen gekleed zijn, terwijl het gemiddelde salaris in dienstverlening 500 € netto is. Maar het is in ieder geval erg leuk voor de sfeer.

Het bezoek

Terug naar Becky.works. Directeur Sjoerd Heijmans stapte al met mij in (Ton was er al een dag) op Schiphol en we werden door hun vaste chauffeur opgewacht en naar het kantoor van Becky gebracht. De operations officer, Emanuela, geboren in Servië en opgegroeid in Nederland, verwelkomde ons in het kantoor en tijdens een warme lunch vertelde ze ons alles over het kantoor.

Zoals gezegd biedt Becky aan dat ze medewerkers voor accountants/administratiekantoren werven op de Servische markt. Ze werven hier continu administratieve mensen voor, zodat ze een pool hebben waaruit ze kunnen putten bij interesse van een Nederlandse klant. Qua kwalificaties hebben we een mooie poel om in te vissen. In Servië moet je na de basisschool kiezen wat je gaat doen. De meesten kiezen dan economie. De hele middelbare school zijn ze dus al opgeleid in deze richting. Hierna volgens ze hun Bachelor en tijdens werktijd halen ze dan hun Master. Je kunt dan ook zeggen dat de Becky.works medewerkers allemaal op WO niveau opgeleid zijn.

Becky.works medewerkers Wessa en Igor, die later aanschoven, vertelden ons dat ze daarvoor gewerkt hadden bij the Big 4. Net zoals bij ons betekent dit veel uren draaien, maar nog meer dan bij ons worden ze gezien als nummer en krijgen ze weinig respect van de traditionele managers. Ook in andere bedrijven is dat een probleem. Daarom zijn de medewerkers ook erg blij dat ze bij Becky.works gewone uren kunnen werken en meer waardering krijgen. Ook de hoge automatiseringsgraad in Nederland is erg interessant voor ze. Daarnaast heeft het werken met een EU land ook een grote aantrekkingskracht. Wessa gaf aan hoe verbonden ze zich voelde toen de klant voor het eerst langs kwam terwijl ze al lang voor die klant werkte, hoe het als thuis voelde. Het was mooi de emotie te zien.

Resultaat

Dus wat kun je verwachten als je iemand voor administratie aanneemt en een beetje goed begeleidt? Gemotiveerde, slimme, jonge medewerkers, die goed Engels spreken en willen helpen jouw bedrijf naar een hoger niveau te tillen. 

En dit is ook hoe je het aanbod moet zien: als je problemen hebt in Nederland goede, slimme, betaalbare en gemotiveerde administratieve mensen te vinden kan Becky een mooi en zelfs een ethisch alternatief zijn. Ethisch omdat je kansen biedt die de studenten/jonge werknemers in Belgrado vaak niet krijgen. De medewerkers zijn zeker ook iets goedkoper dan in Nederland, maar de beslissing om uit te besteden of liever gezegd iemand aan te nemen zou meer op bovenstaande zaken gestaafd moeten zijn.

Hoe gaat het dan in zijn werk?

Als je met Becky.works aan de slag wilt en fulltime een Servische administratief medewerker in dienst wil nemen geef je in overleg aan wat alle kwalificaties moeten zijn, zowel aan de harde als zachte kant. Dan krijg je 3 tot 5 CV’s die hierop geselecteerd worden. Becky.works doet 2 gesprekken, 1 met de HR manager en 1 met een ervaren assistent accountant. Daarna stellen ze 2 kandidaten voor, waar jij als klant dan een interview mee doet. In Belgrado is het beste, maar online kan ook.

Na selectie wordt het contract aangeboden door Becky.works en wordt de medewerker kort ingewerkt op Nederlandse wetgeving en in software. Ze krijgen een werkplek, hebben een mooi ingericht en uitgerust kantoor en vanuit Becky.works wordt ook de vinger aan de pols gehouden hoe het gaat. Voor de rest is het aan jou om de administratieve medewerker in te werken. 

Het ideale plaatje is dat je de medewerker (of liefst meerdere zodat ze elkaar kunnen helpen en vervangen en je maar 1 keer hoeft in te werken) een week naar Nederland haalt voor in te werken. Daarna is een dagelijkse dagstart en dageinde per videogesprek goed om te doen om zo snel mogelijk vooruitgang te boeken in kennis en vaardigheden. Door het administratieve werk telkens in kleine stappen uit te leggen en gedetailleerd uit te werken in processen en werkinstructies hou je je eigen werk beheersbaar en dat van de medewerker ook. Zodra een proces goed gaat kun je dan het volgende oppakken. Daarbij wordt een bezoek per kwartaal in Belgrado ook aangeraden. 

Kortom, hoe je in Nederland een medewerker ook in zou moeten werken, met daarbij wat extra aandacht voor opknippen en uitwerken in processen/werkinstructies (in het Engels). Het grote voordeel is dat ze het snel zullen snappen, ICT snel beheersen en met Google Translate ook prima Nederlands kunnen lezen. Zo kun je in verloop van tijd/jaren steeds verder gaan in het proces. Totdat de medewerkers alles klaar zetten, inclusief administratief dossier van jaarwerk, IB aangifte en jij alleen nog hoeft te controleren. En zelfs kunnen zij de planning beheren. Als je dat wil ten minste. Becky.works adviseert te starten met een meer ervaren medewerker (bijv. van 30 met 3 jaar Big 4 ervaring), die je niet alles hoeft uit te leggen en dan later evt. uit te breiden met een junior accountant. Andersom voelt ook raar, omdat de nieuwe medewerker de oude zal gaan aansturen. Gezien de Serven wat minder voor zichzelf opkomen, maar wel gevoelig zijn is het goed hier aandacht voor te hebben.

Wat kun je de medewerkers laten doen?

Allereerst kun je rekenen op ongeveer WO niveau, dus lerend vermogen is er. Daarnaast geef je zelf aan welke en hoeveel ervaring ze moeten hebben, zodat je controle hebt over het instroomniveau. Dit wordt ook getoetst in de gesprekken. En vervolgens is het aan jou. Als jij alles goed voorbereidt en Becky.works wat instructies geeft, kun je ver gaan in het takenpakket. Inclusief het compleet maken van het hele dossier voor de jaarrekening, zodat je dit alleen nog hoeft te controleren en een stukje toelichting moet toevoegen. Of je IB of vpb aangifte. Mits je dit dus goed begeleidt. Één Nederlands administratiekantoor heeft nu de hele planning en voorbereiding in Belgrado liggen na 3 jaar. Dus dit is haalbaar.

Conclusie

Zoek je gemotiveerde, slimme, en jonge administratieve mensen, is iemand in je bedrijf in de gelegenheid (en heeft deze de capaciteit) om de medewerkers goed te begeleiden en vind je het leuk af en toe naar Belgrado te reizen, dan is het zeker een goed idee eens met Sjoerd naar Belgrado te gaan kijken. Heb je bij het lezen van deze blog ideeën over hoe een samenwerking zou kunnen verlopen, maar die niet helemaal aansluit bij het huidige model staat Sjoerd zeker open voor hier eens over te sparren. Hierbij zal hij wel altijd het belang van de medewerkers in Belgrado voorop stellen. Het moet wel werken qua aansturing en hij moet job zekerheid kunnen bieden. Als je met deze randvoorwaarden een ander model bedenkt, zal Sjoerd zeker met je willen praten.

Honoré Schreurs, oamkb – 9 juni 2021