Zo laat je systemen jouw bedrijf draaien

Leestijd: 7 minuten

Een systeem wil zeggen dat er is beschreven wat er gedaan moet worden in een bedrijf, hoe dit uitgevoerd moet worden, wat er gemeten wordt, wie wat doet voor welke deadlines en hoe het systeem voortdurend verbeterd wordt. Heb je hier hulp bij nodig, schakel dan oamkb bedrijfscoach in. Een systeem betekent voor jou:

• S  = Saving
• Y =  Your
• S =  Self
• T =  Time
• E =  Energy
• M = Money

Een systeem kan een beschrijving, video´s, voorbeelden en software zijn. Medewerkers kunnen zo snel en zelfstandig aan het werk en het werk kan ook overgedragen worden aan anderen.  Je systemen werken binnen de missie, visie en cultuur van jouw onderneming. In deze kaders stel je SMART doelen, verdeel je de rollen (organigram) en bepaal je vervolgens welke systemen je nodig hebt om het team zelfstandig en zelfsturend te laten werken.

SMART doelen voor de kaders

Stel jezelf en jouw bedrijf doelen, volgens SMART. Je voorkomt hiermee open einden en onduidelijke afspraken

• S  = Specifiek
• M = Meetbaar 
• A = Aantrekkelijk
• R = Realistisch
• T = Tijdsgebonden 

 

• Specifiek: Bijvoorbeeld, zoveel euro meer omzet, zoveel uur meer vrije tijd, zoveel meer uren meer tijd om aan het bedrijf te werken
• Meetbaar: Meetbaar zorgt ervoor dat je de resultaten vergelijkt met het nulpunt, meetbaar drukt zich uit in een getal.
• Aantrekkelijk: een voorbeeld van de aantrekkelijkheid van het doel gaat over het resultaat dat je ermee zult bereiken: Is het doel/resultaat aantrekkelijk genoeg om zo hard voor te werken? Motiveert het dit doel om harder te werken?  
• Realistisch: Is het doel haalbaar of te veeleisend? Staan de inspanningen in verhouding tot andere gestelde doelen? Wordt het doel gedragen door je medewerkers? Sluiten de doelen aan bij de capaciteiten van het team?
• Tijdgebonden: Je stelt een deadline om de doelen te bereiken. Een doel is bijvoorbeeld 100.000,- meer omzet in een jaar, een tussendoel is 50.000,- meer per 1 juli a.s.

Organigram voor de rollen

Het organigram maak je op basis van de gestelde doelen. Je vult de rollen in naar de situatie waarin je het doel bereikt hebt en daarna vul je de namen van het huidige team in op de belangrijkste posities. Je kunt dit in een spreadsheet maken of bijvoorbeeld op https://www.lucidchart.com/. Als ondernemer doe je dit zelf. Heb je hier hulp bij nodig, schakel dan oamkb bedrijfscoach in.

Dit vormt de basis voor het bepalen van je toekomstige team bij stap 4 en voor het bepalen welke systemen je team nodig heeft om zelfstandig en zelfsturend te functioneren.

Taakbeschrijving door medewerkers: voor de nulmeting

Na enkele jaren kunnen de taken door elkaar gaan lopen. Vraag dan je teamleden om zelf hun takenlijst te maken. Dat geeft je meer inzicht in wie wat doet binnen je bedrijf. Bovendien kun je dan de vervolgstap met je team maken door je teamleden zelf hun verantwoordelijkheid te laten nemen voor hun deel van het bedrijf. Zorg ervoor dat zij de uren bij hun taken erbij hebben gezet zodat ze aan hun volle werkweek komen. De periodiek terugkerende taken per dag, per week enz. verdelen zij zodanig zodat hun werkweek vol is.

Deze taakomschrijving is een nulmeting en geeft jou de informatie welke systemen je in gaat brengen om de taken efficiënter te laten verlopen. Het is niet de bedoeling om direct kritiek te gaan leveren op de taakbeschrijving en het aantal uren dat een medewerker aan een taak besteedt. Het gaat om wat medewerkers werkelijk doen tijdens werkuren.

Enquête

Elk teamlid heeft dezelfde indeling, dat geeft je snel overzicht. Je kunt dit ook in de vorm van een enquête versturen aan je teamleden, bijvoorbeeld met https://nl.surveymonkey.com/. Je kan vragen naar hoe ze efficiënter kunnen werken, wat het meest stressvol is, wat zijn/haar productietaak is en hoe dit efficiënter kan, welke leuke taken er zijn en hoe nog meer leuke taken gecreëerd kunnen worden die het bedrijf meer opleveren, en wat er hiervoor nodig is.

Systemen voor de zelfsturing

Elk bedrijf bestaat al uit een aantal systemen tenzij je een nieuw bedrijf start. Door de taakbeschrijvingen te bundelen zie je snel waar de knelpunten liggen en de mogelijkheden tot verbetering. Omdat de doelen Aantrekkelijk en Realistisch moeten zijn, betrek je je team bij de oplossing en verbetering van systemen.

Elk bedrijf heeft minimaal systemen nodig voor:

• Marketing en sales: zie wat kost een nieuwe klant
• Productie en levering
• Team software: HR en how-to systemen
• Management Software
• Financieel systeem
• KPI´s: meten en bijsturen
• Juridische documenten

Bij de keuze in systemen wordt je bedrijf geleid door de software. In slimme software zit al een bepaalde efficiënte en effectieve werkwijze.

Bij de keuze in software zijn deze criteria van belang:

1. hoe meer dezelfde software, hoe makkelijker je team te trainen is
2. hoe eenvoudiger de software, hoe beter de uitvoering
3. hoe beter de helpdesk, hoe beter de ondersteuning aan je team is
4. hoe beter gebouwd met technologie van nu (online), hoe duurzamer het systeem
5. hoe groter het bedrijf en hoe meer geld de leverancier heeft, hoe meer doorontwikkeling in de toekomst
6. hoe minder ingericht hoeft te worden, hoe sneller de software op gang is in je bedrijf
7. hoe opener de leverancier in koppelingen, hoe meer integratie in je bedrijf tussen verschillende specialistische systemen
8. hoe makkelijker teamleden het systeem up-to-date kunnen houden, hoe continuer de verbeteringen (Kaizen)
9. hoe beter de exit uit een systeem is geregeld, hoe minder afhankelijk je bedrijf is van de leverancier

KPI’s voor de consistentie in productie en levering 

Consistentie bereiken betekent dat je een duidelijke lijn/systematiek in je bedrijf hebt die vrij is van tegenstrijdigheden. Consistentie in productie, kwaliteit en levering zorgt voor voorspelbaarheid, betrouwbaarheid, duidelijkheid en duurzaamheid. 

Wanneer je zorgt voor een duidelijk productlijn, overzicht van diensten, een vastgestelde productietijd en een vastgestelde levertijd heb je de kaders geschapen waarbinnen gewerkt kan worden. Wanneer je kiest voor de wensen en behoeftes van 80% van je klanten en daar de productie/diensten, kwaliteitsnormen en levertijden op afstemt, is je bedrijf effectief bezig. De kwaliteitsnormen zijn voortdurend voor verbetering vatbaar.

Groei krijg je alleen voor elkaar als er consistentie is. Deze consistentie moet zowel voor het team als voor de klanten realistisch en duidelijk zijn. Dit doe je dus door het communiceren van de SMART doelen. De resultaten van de doelen meet je door KPI´s in te stellen. Dit geeft je als ondernemer de tools om je bedrijf en je team te sturen zonder zelf als werknemer in het bedrijf te fungeren, maar juist met een helicopterview aan het bedrijf te werken. Afhankelijk van welke branche je bedrijf zich bevindt, zijn er plannings-, kwaliteitsbewakings- en leveringssystemen beschikbaar.

Versimpel de processen door keuzes te maken voor de makkelijkst produceerbare of te verkopen producten of diensten, tegen de hoogste brutomarge (zie stap 2).

Verbeteringen die door je team of door jou als ondernemer worden aangedragen worden eerst getest gedurende bijvoorbeeld twee weken of een maand. Bij goede resultaten wordt dit het nieuwe systeem. 

Systemen in je bedrijf met elkaar verbinden

Onderling moeten de systemen een geheel met elkaar vormen. Dit wil zeggen dat je niet teveel verschillende systemen in je bedrijf hebt, maar deze zoveel mogelijk geïntegreerd zijn met elkaar. 

Hoe kun je systemen met elkaar verbinden? Door een basisdocument te maken waarin de werkwijzen van het bedrijf worden beschreven. Vaste onderdelen hierin zijn :

• Missie
• Visie
• Cultuur
• Marketing en sales
• Productie en levering
• Team
• Management
• Financieel systeem
• KPI´s
• Juridische documenten

Heb je hulp nodig bij het creëren van bedrijfssystemen , schakel dan oamkb bedrijfscoach in.

Wil je direct advies van een bedrijfscoach? Maak dan een vrijblijvende afspraak met een van onze bedrijfscoaches.

Benieuwd wat onze bedrijfscoaches nog meer voor je doen? Onze pagina informatie over bedrijfscoaches vertelt je meer.