Retentierecht: mag mijn boekhouder de administratie houden?

Er zijn verschillende redenen om voor een andere boekhouder, belastingadviseur of accountant te kiezen. Dat kunnen zowel zakelijke als persoonlijke overwegingen zijn, wanneer de samenwerking niet (meer) goed verloopt wordt het wellicht tijd om naar een andere boekhouder op zoek te gaan. In dat geval zul je ook de gehele administratie moeten overdragen aan de nieuwe financieel professional. Wanneer de facturen nog niet volledig voldaan zijn kan de vorige boekhouder ervoor kiezen deze informatie achter te houden. Dit heet retentierecht.

Hoe gaat OAMKB om met de administratie van hun klanten? Neem direct contact op om te horen wat uw rechten en plichten zijn.

Wat is retentierecht?

We spreken van retentierecht wanneer facturen van de leverancier, in dit geval de boekhouder, belastingadviseur of accountant nog niet geheel voldaan zijn, en de schuldeiser producten of diensten achterhoudt. Retentierecht geldt ook voor financieel professionals zolang aan deze voorwaarden wordt voldaan:

• Feitelijke macht: Het retentierecht is slechts van toepassing op de documenten die de uitvoerende partij in zijn of haar bezit heeft.
• Opeisbare vordering: De uiterste betaaltermijn van de factuur moet reeds verstreken zijn. Wanneer het op andere wijze aantoonbaar is dat de factuur niet voldaan wordt, zoals een mondelinge uitspraak dat je de rekening niet wilt betalen, kan dit een reden zijn. Bijvoorbeeld wanneer je als klant niet tevreden bent met de werkzaamheden.
• Verband tussen de dienstverlening en de vordering: De documenten die je als klant hebt aangeleverd, of het deel van de administratie die je zelf hebt verzorgd mogen niet worden achtergehouden. Het geldt alleen voor de diensten die uitgevoerd zijn door het administratiekantoor. Het komt ook voor dat de gehele administratie wordt achtergehouden, dat is niet toegestaan.
• Redelijkheid: Hoe redelijk het is om een beroep te doen op het retentierecht hangt niet alleen af van de wetgeving, maar ook van de regels die een boekhouder, belastingadviseur of accountant hanteert. Die kunnen vastgelegd zijn bij de brancheorganisatie wanneer de aanbieder hier deel van uitmaakt. Wanneer het om enkele tientallen euro’s gaat is het niet redelijk om belangrijke documenten achter de hand te houden. Wanneer een deel van de factuur is voldaan maar je het overige deel niet redelijk vindt is kan dat ook een reden zijn.

Het is altijd beter om dit soort conflicten te voorkomen. Wanneer de financieel professional zich beroept op het retentierecht en jullie er samen niet uitkomen zul je de uitstaande factuur eerst moeten voldoen. Wanneer er geen beroep op dit recht wordt gedaan, dan kun je wel de administratie opeisen, inclusief compensatie voor eventueel geleden schade. Dit kan wel lastig zijn om aan te tonen.

Retentierecht bij faillissement

Er is een uitzondering gemaakt voor een faillissement van de onderneming. In dat geval is het niet toegestaan om documenten achter te houden. De administratie overdragen is in dit geval een wettelijke verplichting.

Hoe hanteert OAMKB het retentierecht?

Voor OAMKB is het heel duidelijk; de administratie is en blijft van de klant en besteed deze alleen uit aan OAMKB. Wanneer de klant afscheid wil nemen moet deze de vrijheid hebben de toegang over te dragen aan een ander administratiekantoor. Vanzelfsprekend moeten rekeningen betaald worden, maar we vinden dat de toegang tot de administratie hier geen machtsmiddel mag zijn. We willen een goede en open relatie met de klant en willen de klant helpen hun doelstellingen te bereiken. Het belemmeren van de klant maakt hier geen deel van uit. Ook als je afscheid neemt van elkaar, dan willen we dat op een nette, respectvolle wijze doen. Als er een klacht is, dan zullen we zo snel mogelijk een oplossing voor onze klant proberen te vinden.

Meer weten over de werkwijze van OAMKB? Neem geheel vrijblijvend contact op voor meer informatie.

Het bericht Retentierecht: mag mijn boekhouder de administratie houden? verscheen eerst op Online administratie.