De belangrijkste soorten verlofdagen: regels en praktijk
Werknemers hebben naast recht op loon ook recht om, al dan niet doorbetaald, te herstellen van hun werk of bijzonder verlof om verzorgende taken uit te voeren voor iemand in hun omgeving. Er zijn verschillende soorten verlof met allemaal hun eigen regels. Met de wijziging voor ouderschapsverlof in augustus 2022 in het achterhoofd zetten we hier de meest voorkomende situaties nog eens op een rijtje.
Overigens, als een werknemer behoefte heeft aan meer vrije tijd dan kan hij aan zijn werkgever vragen of hij onbetaald verlof mag opnemen. Let wel op als je hiermee akkoord gaat, want dit heeft invloed op de opbouw van pensioen en afdracht van premies werknemersverzekeringen. Ook de opbouw van vakantiedagen stopt, behalve als sprake is van langdurig onbetaald zorgverlof of aanvullend geboorteverlof.
Verlof is ook een belangrijk deel van een arbeidscontract. We hebben hier de vier meest voorkomende fouten op een rij gezet bij het opstellen van een arbeidscontract, en hoe je deze oplost. Doe er je voordeel mee!
Vakantieverlof
Iedere werknemer heeft recht op tenminste viermaal de overeengekomen arbeidsduur per week als doorbetaald verlof. Als iemand 40 uur per week in dienst is (werkt of ziek) dan heeft hij recht op 160 uur (20 dagen. Deze mogen niet worden ingeruild voor loon en ook niet worden opgespaard. Deze wettelijke vakantiedagen vervallen dan ook na een half jaar. Tenzij de werknemer (bijv. door ziekte) niet in staat is geweest om de vakantiedagen op te nemen, dan vervallen ze na 5 jaar.
Omdat dit wettelijk minimum aantal vakantiedagen veel lager is dan het gemiddeld aantal vakantiedagen (26) dat in Nederland wordt toegekend aan werknemers, kiezen veel werkgevers er in de praktijk voor een hoger aantal vakantiedagen aan hun werknemers toe te kennen. Dat kan in een arbeidsovereenkomst, in een reglement of personeelsgids per bedrijf, of in een CAO worden vastgelegd. Voor deze zogenaamde bovenwettelijke verlofdagen geldt een verjaringstermijn van vijf jaar en ze mogen worden omgezet in loon of een persoonlijk budget als dit schriftelijk is overeengekomen. Als werkgever ben je verplicht de vrije dagen transparant bij te houden. In de praktijk worden om verjaring te voorkomen altijd eerst de wettelijke verlofdagen afgeschreven, en daarna pas de bovenwettelijke. Let op: ook als schriftelijk niets anders is overeengekomen, is de opbouw van verlof tijdens ziekte niet meer dan de wettelijke verlofdagen.
Zwangerschapsverlof en bevallingsverlof
Is jouw werkneemster zwanger dan heeft zij recht op zwangerschaps- en bevallingsverlof. Werkneemsters mogen vanaf zes weken voor de uitgerekende bevallingsdatum zwangerschapsverlof opnemen en houden dan nog tien weken over na de bevalling als bevallingsverlof. De werkneemster moet (conform arbeidstijdenwet) minimaal vier weken voor de uitgerekende datum stoppen met werken, ook al wil ze dat zelf niet. In dat geval blijven dan dus nog twaalf weken verlof na de uitgerekende datum over. Het bevallingsverlof gaat in op de dag na de bevalling. De werkneemster ontvangt via het UWV een uitkering van 100% van het maximumdagloon. De praktijk is dat de werkgever bijna altijd het loon doorbetaald conform de bestaande afgesproken beloning bij ziekte, en de uitkering van het UWV ontvangt ter compensatie daarvan.
Geboorteverlof, wat houdt dat in?
Partners die ouders worden hebben recht op eenmaal het aantal werkuren per week aan geboorteverlof. De werkgever betaalt het loon tijdens dit verlof volledig door. De werknemer kan dit verlof naar eigen inzicht opnemen binnen 4 weken na de geboorte van het kind. Partners kunnen daarna maximaal 5 weken (5 keer het aantal werkuren per week) aanvullend geboorteverlof opnemen. Tijdens het verlof krijgt de partner geen salaris, maar een uitkering van het UWV van 70% van het dagloon tot 70% van het maximumdagloon. Partners moeten het aanvullend geboorteverlof opnemen binnen 6 maanden na de geboorte van het kind. En zij moeten eerst het door de werkgever doorbetaalde geboorteverlof van 1 week hebben opgenomen.
De werkgever vraagt de uitkering bij UWV aan voor de werknemer en betaalt deze uit, net zoals bij de zwangerschaps- en bevallingsuitkering het geval is. De aanvraag is mogelijk vanaf vier weken voor de eerste verlofdag tot vier weken na de laatste verlofdag. De werknemer blijft net als bij ziekte gewoon de wettelijke vakantiedagen opbouwen, en er kan bij CAO worden afgeweken van de hoogte van de loondoorbetalingsplicht.
Ouderschapsverlof
Is jouw werknemer net vader of moeder geworden omdat zijn of haar partner is bevallen van een kind, dan hebben beiden recht op ouderschapsverlof. Sinds 2 augustus 2022 hebben ouders recht op negen weken deels betaald ouderschapsverlof. Ouders kunnen zo beter wennen aan de nieuwe situatie. Ouders kunnen het deels (door het UWV) betaald ouderschapsverlof alleen aanvragen als de negen weken worden opgenomen in het eerste levensjaar van het kind. Samen met 17 weken onbetaald verlof hebben ouders recht op 26 weken ouderschapsverlof in de eerste zeven jaar van een kind. Als niet alle negen weken betaald verlof worden opgenomen in het eerste jaar kunnen deze worden toegevoegd aan de resterende 17 weken ouderschapsverlof. Deze weken zijn dan echter ook onbetaald. Het is mogelijk dat per CAO of individueel andere afspraken worden gemaakt om langer door te betalen.
Een werknemer die ouderschapsverlof schriftelijk aanvraagt, moet dat minstens twee maanden voor de gewenste ingangsdatum doen. In zijn verzoek moet onder meer staan welke periode hij het verlof wil opnemen, voor hoeveel uur per week en hoe hij de verlofuren wil spreiden. De werknemer spreekt minimaal 4 weken voor de ingangsdatum van het verlof met de werkgever af hoe het verlof wordt opgenomen, waarbij alleen zwaarwegend bedrijfsbelang een keuze van de werknemer kan blokkeren. De totale maximale duur van het verlof blijft echter hetzelfde en dat mag de werkgever niet weigeren. Een werknemer bouwt verder over onbetaald ouderschapsverlof geen vakantiedagen op, tenzij een mogelijke CAO anders voorschrijft. Ook handig om te weten: bij een meerling is er recht op het aantal verlof maal het aantal kinderen. Als een werknemer 40 uur per week werkt en twee kinderen heeft, dan heeft hij in totaal recht op 2 x 26 x 40 uur verlof.
Zorg- en calamiteitenverlof
Als je werknemer wordt weggeroepen omdat zijn kind ziek is of omdat zijn onderbuurvrouw ernstige lekkage heeft van een in zijn woning gesprongen waterleiding, dan moet je de werknemer toestaan de calamiteit op te lossen. Als sprake is van een langer durende ziekte of zelfs van een levensbedreigende ziekte van een kind, partner, ouder of andere naaste, dan kan een werknemer recht hebben op kortdurend of langdurend zorgverlof. Dit is beschreven in de wet Arbeid en Zorg. Daarin staat dat de werkgever als er een noodzaak is, verplicht is de werknemer verlof te geven. Ook is bepaald dat het kortdurend zorgverlof in een periode van twaalf maanden maximaal twee keer de wekelijkse arbeidsduur is zoals in de arbeidsovereenkomst is bepaald. Iemand die 20 uur per week werkt mag dus niet meer dan in totaal 40 uur kortdurend zorgverlof per jaar aanvragen.
In principe is de werkgever verplicht om, na eventueel aan de werknemer bewijs met bijv. een kopie afspraak bij een arts te hebben gevraagd, een werknemer zorgverlof te geven. Dit geldt formeel alleen als de werknemer kan aantonen dat hij de enige is die de zieke moet opvangen. De zieke is vaak een familielid maar kan ook iemand zijn die niemand anders heeft om op terug te vallen. Omdat het daarbij meestal gaat om enkele uurtjes of een dag, wordt vervolgens bekeken op welke manier het kortdurend zorgverlof wordt ingevuld. Hoewel de werknemer wettelijk slechts recht heeft op 70% van het loon met 70% van het maximumdagloon als bovengrens en anderzijds het wettelijk minimumloon als ondergrens is de praktijk dat veel werkgevers gewoon doorbetalen en dit korte verlof niet eens noteren vanwege de administratieve rondslomp.
Als de (noodzakelijke) verzorging langer duurt kan de werknemer aan zijn werkgever vragen voor langdurig zorgverlof. Als er geen zwaarwegende bedrijfsbelangen zijn heeft hij recht op maximaal 6 keer de wekelijkse arbeidsduur per 12 maanden, maar de werkgever mag uiteraard ook een langere periode toekennen. Langdurig zorgverlof hoeft niet te worden doorbetaald door de werkgever en kan door de werknemer ook parttime worden opgenomen. Let wel op eventuele afspraken hierover in een CAO.
Verlof tijdens feestdagen
In tegenstelling tot wat veel mensen denken is er geen wettelijk recht op doorbetaalde feestdagen. In veel gevallen is in de cao of de arbeidsovereenkomst geregeld of werknemers een (extra) vrije dag krijgen op de feestdagen. Ook is daarin bepaald of een toeslag geldt voor werknemers die wel werken tijdens de feestdagen. Is hierover niets bepaald dan ben je als werkgever niet verplicht om werknemers een (betaalde) vrije dag te geven of een toeslag te betalen voor gewerkte uren. Je kunt hierover wel aanvullende afspraken maken. Ook kunnen werknemers natuurlijk in overleg een vakantiedag opnemen. In de praktijk worden, mede gezien de krapte op de arbeidsmarkt en de druk op arbeidsvoorwaarden, de vijf belangrijkste officiële feestdagen vaak als betaalde verlofdagen toegekend bovenop de toegekende vakantiedagen.
Specifieke verlofsoorten
Naast bovenstaande meest voorkomende verlofsoorten zijn er nog specifieke regelingen. Heb je bijvoorbeeld een werknemer in dienst die lid is van een gemeenteraad, dan heeft hij recht op politiek verlof. Dat betekent dat je deze werknemer in sommige gevallen moet toestaan om vrij te nemen om zijn politieke werkzaamheden te verrichten. En voor mensen die een kind adopteren of als pleegkind opnemen in hun gezin is er adoptie- en pleegzorgverlof. Wil je meer weten over de specifieke regels rondom deze verlofsoorten of rondom transgender-transitieverlof, of de couveuseregeling? Neem dan contact op met onze HR-specialist Ton Peters.
