Review Boekhoud Gemak
Sinds de overnames van het Zweedse bedrijf Visma van circa 20 bedrijven in Nederland, waaronder Visionplanner, NMBRS en Cash en de overnames van Exact (eigendom van het Amerikaanse KKR) in de afgelopen jaren van Reeleezee en Unit4, hebben wij in Nederland met 2 grote partijen te maken die bijna de hele markt van software beheersen op het gebied van financiële administratie: Visma en Exact.
Het doel van de overnames is een ¨doorlopend straatje¨ te creëren voor administratiekantoren, belastingadviseurs, accountants, bedrijfsadviseurs en ondernemers.
Exact heeft met de overname van Unit4 o.a. Fiscaal Gemak, Rapportage Gemak en Boekhoud Gemak binnengehaald. Omdat wij van oamkb verwachten dat er in de komende jaren een slag zal plaatsvinden tussen de 2 partijen hebben we Boekhoud Gemak onder de loep genomen. In de afgelopen jaren zijn onze Tribe Members van oamkb zeer tevreden over de software van Fiscaal Gemak en Boekhoud Gemak is gemaakt om het hele proces vloeiend te kunnen doorlopen. Hieronder vind je de review van Boekhoud Gemak.
Wat voor bedrijf is Boekhoud Gemak?
Boekhoud Gemak is van Unit4 en heeft een ontwikkelafdeling van circa 20 man. De ontwikkeling is vanuit de accountancy gestart: Accountancy Gemak- elk proces onder controle. Sinds 3 jaar is deze boekhoudsoftware helemaal webbased.
Voor welke klanten is Boekhoud Gemak geschikt?
Boekhoud Gemak heeft een samenwerking en directe koppeling met Basecone voor het inlezen van inkoop- en verkoopfacturen. Voor klanten die niet perse hun boekhouding in hun hele bedrijf integreren is dit een goede oplossing, maar Boekhoud Gemak biedt ook een versie aan voor ondernemers waarin gefactureerd kan worden, een ondernemer zelf kan boekhouden en betalingsbatches klaar kunnen worden gezet. In alle versies heeft de ondernemer een dashboard zodat je als ondernemer zowel je inkoopfacturen, verkoopfacturen, openstaande posten en te betalen BTW kunt zien.
MKB-ondernemers die hun boekhouding niet dagelijks geïntegreerd hebben in hun bedrijf hebben een voordeel dat hun administratiekantoor, belastingadviseur, accountant of bedrijfsadviseur minder werk heeft doordat de cijfers één op één doorlopen in Fiscaal Gemak waar de periodieke cijfers, jaarrapportage, de banken rapportage, de belastingaangiften en de stukken voor de Kamer van Koophandel gemaakt kunnen worden. In 2021 wordt hier de prognose en de dashboards aan toegevoegd.
Via Communicatie Gemak communiceer je als administratiekantoor, belastingadviseur, accountant of bedrijfsadviseur met je MKB-klant.
Hoe levert de klant bij Boekhoud Gemak aan?
De MKB ondernemer levert via Basecone aan: via de app, via direct doorsturen naar het email adres van de administratie of door te uploaden. Automatische doorboeken vanuit Basecone naar Boekhoud Gemak staat als item op de roadmap bij Basecone, nu moet je die nog per stuk accorderen. Je kunt in Boekhoud Gemak vragen ontvangen en antwoorden van je klant. Je nodigt hem eenvoudig uit voor de administratie. Jouw klant vindt op dit moment zijn facturen terug via Basecone. Via het dashboard dat de klant ter beschikking heeft kan bij een volgende release direct terug geklikt worden naar het document in Basecone.
Inkoopfacturen via Basecone
In Basecone kun je inkoopfacturen definiëren, ook in een boekings sjabloon bij facturen die uitgesplitst moeten worden, dubbele facturen worden getoond en je kunt de omschrijving op de PDF direct plaatsen. Er zit een autorisatie mogelijkheid in, je kunt een PDF n de boeking kopiëren. De leverancier wordt vanuit Basecone direct in Boekhoud Gemak gekopieerd. Je kunt de boeking trail zien, wie wat wanneer heeft geboekt.
Verkoopfacturen in Boekhoud Gemak
De ondernemer kan zijn verkoopfacturen maken in de versies Basis, Uitgebreid en Gevorderd. Artikelen kunnen worden voorgedefinieerd. Je kunt geen uren bijhouden in Boekhoud Gemak zelf. Voor Boekhoud Gemak Uitgebreid en Gevorderd kan ook gebruik gemaakt worden van gekoppelde partner applicaties. Ondernemingen die niet zelf factureren en geen behoefte hebben aan integratie van hun administratie in hun onderneming, hebben alleen de Dashboard-versie nodig en heeft via Communicatie Gemak en Fiscaal Gemak toegang tot diverse dashboards. Een ondernemer kan ook een offerte maken binnenkort. Dit staat op de roadmap, d.w.z.is al in ontwikkeling.
Bankkoppelingen
Nu zijn er geautomatiseerde bankkoppelingen met de Rabobank, ABN AMRO, ING en Triodos. Na het verkrijgen van een vergunning voor PSD2 bij De Nederlandsche Bank zal worden gestart met de ontwikkeling van PSD2 (waar de meeste boekhoudsoftware leveranciers mee bezig zijn), voor de koppeling met andere banken. Uiteraard kunnen wel handmatig bankbestanden van alle Nederlandse banken ingelezen worden. Het matching algoritme is voor alle banktransacties gelijk, waardoor nog steeds veel efficiency wordt bereikt in het verwerken van de bankmutaties.
Betaalsystemen beperkt
Er is een beperkte koppeling met afrekensystemen. De koppeling met Mollie is nog in ontwikkeling en staat klaar voor pilot. Ook kunnen herinneringen gestuurd worden en is er een koppeling met Payt.
Via koppelingen kunnen facturen voor branchespecifieke software worden ingelezen.
Creditcards kun je op inlezen als er een MT940 bestand beschikbaar is.
Geen voorraad
Er is geen voorraad module beschikbaar. Voor horeca is de directe koppeling met Lightspeed er niet. Wel is via een partner van Unit4 de koppeling op maat te creëren. Lightspeed koppelt wel met diverse software zoals Yuki, Exact, Thuisbezorgd en Kassatellen.nl.
Welke koppelingen biedt Boekhoud Gemak?
Boekhoud Gemak heeft een open API en streeft ernaar om door middel van koppelingen maatwerk te kunnen bieden. Hierdoor zijn al veel pakketten koppelbaar, waaronder NMBRS. Er is nog geen koppeling met projectadministratie, hier zijn Afas, Exact en Cash nog steeds leidend. Qua prognose kun je ook koppelen met Comandi. Er is geen koppeling met Storecove.
Voor administratiekantoren, belastingadviseurs, accountants, bedrijfsadviseurs en ondernemers
Nakijken van de administratie
De financiële intermediair ziet de balans, winst en verliesrekening, activastaat, kan doorklikken tot aan de PDF en heeft een goede zoekfunctie. Een ondernemer ziet in Basis de data zo gepresenteerd dat hij overzichtelijke informatie geeft in het dashboard. Bij de versie Uitgebreid en Gevorderd ziet de ondernemer ook de volledige financiële rapportages. Vanaf de versie Uitgebreid kan de ondernemer ook zelf boeken.
Door middel van de digitale assistent in Boekhoud Gemak krijg je proactieve signalen om een administratie na te kijken.
Je kunt permanence boekingen, d.w.z. het verdelen van kosten en opbrengsten over maanden boeken.
Directe koppeling met Fiscaal Gemak: tijdsbesparing in je proces!
Voor administratiekantoren, belastingadviseurs, accountants, bedrijfsadviseurs die Fiscaal Gemak gebruiken en die klanten hebben die niet hun gehele administratie in hun onderneming hebben geïntegreerd, levert de directe koppeling met Fiscaal Gemak, veel tijdsbesparing op. In Accountancy Gemak van Unit4 zie je alle mogelijkheden.
BTW aangifte
De BTW aangifte verschijnt automatisch in Fiscaal Gemak. Via Communicatie Gemak accordeert de klant handig de aangifte. Wijzigingen in de BTW aangiften die al gedaan zijn worden in de cumulatieve aanpassing van de volgende BTW aangifte meegenomen. Er vindt geen afboeking van de BTW aangifte in de administratie plaats. De BTW aansluiting en de suppletie vind je hierdoor in Fiscaal Gemak.
Planning en overzicht in je werk
Het plannings dashboard in Fiscaal Gemak wordt automatisch bijgewerkt bij elke aangifte en rapportage. Je weet precies wat je nog moet doen.
Aangiften Inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting en rapportage
Cijfers kun je één op één in Fiscaal Gemak inlezen waarbij alles op de juiste plaats staat. Mocht je nog een wijziging willen maken dan maak je een VJP in Fiscaal Gemak die terugkomt in Boekhoud Gemak. Hierna kun je de jaarcijfers, de belastingaangiften, de banken rapportage en de stukken voor de Kamer van Koophandel verzenden waarbij je klant weer accordeert via Communicatie Gemak.
Wat als je stopt met een administratie in Boekhoud Gemak?
Dan maak je een download uit Basecone en exporteer je de auditfiles.
Wat missen we nog in Boekhoud Gemak?
KPI´s voor administratiekantoren, belastingadviseurs, accountants, bedrijfsadviseurs
We missen nog het automatiserings percentage per klant: hierdoor kunnen wij bij oamkb gericht stappen ondernemen bij administraties die onder de maat zitten om deze beter te laten verlopen. De ervaring leert dat goede werkafspraken maken met de klant zorgt voor een hoger automatisering percentage. Hier zijn door oamkb de afgelopen 10 jaar diverse tips en tricks voor verzameld.
We meten binnen oamkb de klanttevredenheid, die mogelijkheid zit niet in Boekhoud Gemak. Ook bestaat er geen kwaliteitscijfer per administratie.
Automatisch Rc administraties bijhouden
Verder is het niet mogelijk om automatisch een RC administraties tussen 2 of meer bedrijven bij te houden.
Automatische incasso
Je kunt wel een betaalbestand aanmaken. Incasseren is nog niet mogelijk met Boekhoud Gemak (op roadmap 2021 om nog te ontwikkelen).
Memoriaal vanuit het grootboek/kopiëren van memoboekingen
Een memoriaal maak je vanuit het memo dagboek, je kunt niet direct vanaf het grootboek een memo of aanpassing maken. Je kunt wel vanuit Fiscaal Gemak een voorafgaande journaalpost maken die direct in Boekhoud Gemak staat.
Doorlopend boekjaar
In sommige software zoals Boekhoud Gemak moet je een jaar afsluiten. In andere software zoals Yuki kun je doorwerken zonder een jaar af te sluiten of een boekjaar overgang te activeren. Dit laatste heeft onze voorkeur vanwege efficiency.
Single sign on met Basecone
Een nadeel is wel dat Basecone een derde partij is, het zou handig zijn als je in beide software direct was ingelogd. Nu moet je apart inloggen.
Hoe vindt de opleiding in Boekhoud Gemak plaats?
Boekhoud Gemak biedt trainingen in de financiële software maar heeft ook een ¨Walk me¨ systeem in de software zitten zodat je meteen aanwijzingen krijgt wat je bij elke functie kunt doen.
Boekhoud Gemak is onderdeel van Accountancy Gemak
Boekhoud Gemak is onderdeel van de Accountancy Gemak lijn. Dat betekent dat je werkt vanuit één dataset en één werkproces om alle rapportages, jaarrekeningen, aangiftes en domein overstijgende inzichten te kunnen maken vanuit iedere administratie in Boekhoud Gemak. Uniek zijn ook de mogelijkheden tot samenwerken door middel van vragen, documenten, VIA machtigingen of prepare by client lijsten zodat de klant het hele jaarwerk-dossier in Communicatie Gemak beschikbaar heeft.
Conclusie
Boekhoud Gemak is een goed alternatief voor oamkb voor Snelstart, Reeleezee (zonder zelf boeken door de ondernemer), Jortt, Moneybird, Exact (zonder zelf boeken door de ondernemer), Yuki light, Twinfield, Ficsus, E-boekhouden, iMuis (=King), Moneymonk, Thinq, Tellow, Asperion, Kleisteen, Informeronline en alle andere boekhoudsoftware die op de markt is voor de ZZP-er en de kleine MKB-er.
Een nadeel kan zijn dat Basecone niet van Unit4 is, hierdoor is er wel afhankelijkheid van een derde partij.
Het levert de klant een tariefsvoordeel op doordat er minder werk is voor zijn adviseur aan jaarwerk, belastingaangiften en rapportages. Bij oamkb zal dit geen tariefsvoordeel opleveren maar wel meer tijd voor de klant in kwartaal of ondernemers gesprekken, hetgeen zich terugbetaalt in meer winst voor de MKB ondernemer.
Bij oamkb kiezen wij altijd voor partijen met voldoende funding zodat de ontwikkeling van de software gewaarborgd is. Soms kan een boekhoudprogramma mooi en goed zijn opgezet maar blijft de ontwikkeling in de loop van de jaren achter om verschillende redenen waaronder te weinig geld voor ontwikkeling. Een andere reden kan zijn een overname door een grote partij die alleen interesse heeft in het terugverdienen van die investering. Soms is een softwareleverancier zo groot geworden dat het teveel geld kost om verbetering aan de achterkant door te voeren aan nieuwe technologie. Hier willen we onze tijd niet in steken want we zijn bij oamkb voor altijd voortdurende verbetering (KAIZEN).
Allard van Schoneveld
Oamkb Gouda – Krimpenerwaard
22 september 2021
