Privacy statement

Privacyverklaring oamkb

Dit is de privacyverklaring van oamkb, voor vragen kun je mailen naar privacy@oamkb.nl. In deze privacyverklaring informeren wij je over het gebruik van jouw persoonsgegevens (hierna ook “gegevens”) door oamkb.

Korte privacyverklaring

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, waaronder de volgende doeleinden:

• het vervullen van de overeenkomst met onze klanten voor het voeren van de administratie en het doen van belastingaangiftes
• je per e-mail de nieuwsbrief of andersoortig geautomatiseerde mailing te sturen waarvoor je je hebt ingeschreven
  sales activiteiten uit te voeren
• contact met je op te nemen indien je het contactformulier hebt ingevuld

We delen alleen gegevens met andere partijen (ontvangers) zoals Belastingdienst, banken en Kamer van Koophandel als we jouw toestemming hiervoor hebben. De personen van wie wij de persoonsgegevens verwerken hebben bepaalde rechten met betrekking tot hun gegevens.

Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens nog meer?

Wij gebruiken jouw gegevens buiten de genoemde doelen ook voor de volgende doeleinden:

• Voor identificatiedoeleinden
• Voor het aanspreken met de juiste titel
• Om na te gaan of je boven de leeftijd van 16 bent en bevoegd bent een overeenkomst met ons aan te gaan
• Om het mogelijk te maken een account te maken en het account te beveiligen
• Om elektronische bevestigingen van de registratie en/of de bestelling te kunnen sturen
• Om met onze klanten te kunnen communiceren, zoals bij vragen of klachten
• Om betalingen te kunnen verwerken, voor de facturatie en het bijhouden van onze (financiële) administratie
• Om de mogelijkheid te bieden met het social media account in te loggen op onze website/helpdesk
• Om op de website de content te kunnen tonen die daar op wordt geplaatst
• Om reviews via andere kanalen te tonen
• Het per email op de hoogte houden van ons aanbod, nieuws en acties en zo nu en dan voor klantonderzoeken
• Voor het verbeteren van de gebruikersvriendelijkheid van de website
• Voor het maken en analyseren van bezoekersstatistieken

Op welke grondslagen (“rechtsgronden”) is het gebruik van jouw gegevens gebaseerd?

Wij gebruiken jouw gegevens op basis van de volgende grondslagen (“rechtsgronden”):

• Jouw toestemming.
• De gegevens zijn nodig voor het sluiten en/of uitvoeren van de overeenkomst die we met jou hebben, of waar je partij bij bent.
• De gegevens zijn nodig om te voldoen aan een op ons rustende wettelijke verplichting.
• De gegevens zijn nodig voor ons gerechtvaardigd belang, of dat van een ander. Het gaat om de volgende “gerechtvaardigde belangen”:
• Ons commerciële belang om meer inzicht te krijgen in onze gebruikers en onze klanten en hun wensen.

Ben je verplicht de gegevens te verstrekken?

Ja, sommige gegevens vragen wij je verplicht op te geven, zoals identificatie. Wanneer je deze gegevens niet aan ons wilt geven, dan kunnen wij de overeenkomst niet met je aangaan. Wij hebben deze gegevens nodig om de overeenkomst met je aan te kunnen gaan en uit te kunnen voeren. We hebben de gegevens nodig om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de Wwft.

Aan wie geven wij jouw gegevens door?

Wij gebruiken jouw gegevens in principe alleen voor onszelf. Maar in de volgende gevallen kan het nodig zijn om jouw gegevens door te geven aan anderen, als dit tot onze opdracht behoort: We geven de gegevens door aan de volgende partijen, alleen met toestemming van jou

• Belastingdienst
• banken
• Kamer van Koophandel

Worden jouw gegevens doorgegeven naar buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?

Nee, wij geven jouw gegevens niet door naar buiten de Europese Economische Ruimte, ze worden alleen opgeslagen op servers die zich binnen de Europese Economische Ruimte bevinden.

Ontvangen wij jouw gegevens van andere partijen?

Ja, wij ontvangen de hierna aangegeven gegevens van de volgende (soorten) partijen:

• Belastingdienst: als je toestemming hebt gegeven dat wij de VIA (Voor Ingevulde Aangifte) en SBA (Service Berichten Aanslag) voor jou mogen ontvangen of als je ons als correspondentieadres hebt opgegeven voor je belastingzaken.

Welke gegevens ontvangen wij van andere partijen?

Wij ontvangen de volgende (soort) gegevens:

• Voornaam en achternaam
• Adres (straatnaam en huisnummer, postcode, plaats en land)
• BSN

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verzamelen, ontvangen en/of gebruiken. In het algemeen hanteren wij daarbij de volgende bewaartermijnen:

Welke rechten heb je?

Je hebt op grond van de wet in ieder geval de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• om een kopie en inzage te vragen in jouw gegevens;
• om informatie te ontvangen over de verwerking van jouw gegevens;
• om incorrecte gegevens te laten corrigeren;
• om onvolledige informatie compleet te maken, gezien de doeleinden waarvoor die worden verzameld en/of gebruikt;
• in bepaalde gevallen om jouw gegevens te laten verwijderen;
• in bepaalde gevallen om jouw gegevens te laten “beperken”;
• in bepaalde gevallen om bezwaar te maken tegen het gebruik (de verwerking) van jouw gegevens;
• om, als je toestemming hebt gegeven voor gebruik van jouw gegevens, die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van jouw gegevens;
• als je de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer gegevens door jou zijn aangemaakt (bijvoorbeeld op basis van jouw gebruik van onze dienst), en je daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, en als de gegevens elektronisch worden verwerkt: dan heb je het recht om jouw gegevens in een gestructureerd en gangbaar format mee te krijgen en, als dat technische mogelijk is, de gegevens op jouw verzoek op die manier aan een andere partij over te laten dragen;
• een klacht in te dienen bij de bevoegde privacy-toezichthouder (dit kan de toezichthouder zijn in het land van jouw gewone verblijfplaats, waar je je werk verricht of waar (gestelde) inbreuk wordt gemaakt op de privacywetgeving), in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Om jouw rechten uit te oefenen, kan je contact met ons opnemen via de contactgegevens die staan genoemd bij “Wat als je vragen of klachten hebt?” Het kan zijn dat wij in bepaalde gevallen het recht hebben om jouw verzoek te weigeren. In dat geval zullen we toelichten waarom we het verzoek weigeren. Het kan zijn dat we de overeenkomst met je niet meer kunnen uitvoeren als we bepaalde gegevens niet van je hebben, dit zullen wij dan ook toelichten. De meeste van jouw gegevens vind je terug in je eigen account. Je kunt daarop inloggen en de gegevens aanpassen. Voor inzage in gegevens die niet in jouw account staan, kan je rechtstreeks contact met ons opnemen (zie: “Wat als ik vragen of klachten heb”?). In elektronische commerciële berichten is altijd een afmeldknop opgenomen zodat je je kunt afmelden van het ontvangen van die berichten.

Wat als je vragen of klachten hebt?

Als je vragen of klachten hebt over het gebruik van jouw gegevens of over deze privacyverklaring kan je contact opnemen met: oamkb
Bennekomseweg 41 6711 LL Ede privacy@oamkb.nl

Kunnen we deze privacyverklaring aanpassen?

Ja. Deze privacyverklaring is van mei 2018. We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Als het om een belangrijke wijziging gaat zullen wij je daarvan op de hoogte brengen, bijvoorbeeld door je daar een email-bericht over te sturen.

Privacy Policy Accounton.io

1. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR DE VERWERKING VAN DE GEGEVENS? 

De verwerkingsverantwoordelijke van de virtuele assistant is oamkb Franchise BV, met maatschappelijke zetel te Maastricht, met ondernemingsnummer 52141888, met als contactpersoon de heer/mevrouw Petiet.

De verwerkingsveratwoordelijke doet het mogelijke om uw privacy zo goed mogelijk te respecteren. “*VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE*” leeft hierbij de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens (hierna “GDPR”) na of iedere toekomstige of aanvullende wetgeving die van toepassing is.

2. WAT ZIJN PERSOONSGEGEVENS?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waardoor een natuurlijk persoon, in dit geval de gebruiker van onze virtuele assistent, geïdentificeerd kan worden of identificeerbaar is. Hieronder vallen contactgegevens zoals uw naam en e-mailadres, maar ook gebruiksgegevens van sociale media account, uw IP adres, uw voorkeuren, financiële gegevens, gevoelige gegevens,…

3. WAAROP IS DIT PRIVACYBELEID VAN TOEPASSING?

Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van de virtuele assistent en de contract bot op de website van ons accountancy kantoor.

Met de virtuele assistent maken we het u een stuk eenvoudiger om informatie over uw juridisch probleem en situatie te verkrijgen. U kan naderhand ook een afspraak met een van onze specialisten inplannen. Met de bovenstaande doelen voor ogen, verzamelen wij in een aantal gevallen uw gegevens. Dit privacybeleid dient dan ook om u hierover uitgebreid te informeren.

4. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?

Door te communiceren met de virtuele assistent deelt u een aantal persoonsgegevens met ons.

Uw persoonlijke gegevens worden steeds vertrouwelijk behandeld, niet verhandeld, verkocht, verhuurd. De persoonlijke gegevens zullen enkel aan derden worden doorgegeven mits onze dienstverlening dit noodzakelijk vereist. In dit laatste geval zullen wij indien redelijkerwijze mogelijk, pogen u van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

De gegevens worden steeds bewaard binnen de EU. Om de virtuele assistent te kunnen aanbieden laat de Verwerkingsverantwoordelijke zich mogelijks bijstaan door een selectief aantal verwerkers. Indien zij toegang hebben tot de door u ingegeven persoonsgegevens wordt met hen de nodige garanties bekomen overeenkomstig de GDPR.

De persoonsgegevens worden door de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking. Daarna zullen uw gegevens gewist worden of geanonimiseerd.

Volgende persoonsgegevens kunnen hierbij verwerkt worden:

• Identificatiegegevens: 

De virtuele assistent kan u op een gegeven moment om een aantal identificatiegegevens vragen. Deze gegevens worden door ons accountancy kantoor gebruikt om een afspraak te kunnen inplannen en u te kunnen contacteren omtrent uw juridisch probleem. U hebt de mogelijkheid om de volgende gegevens aan de virtuele assistent mee te delen:

• Naam en voornaam
• Adres
• Telefoonnummer
• Emailadres
• Ondernemingsnummer

Wij zullen deze gegevens ook intern gebruiken om de goede werking van onze dienstverlening te verzekeren. Zo bereiden wij op basis van de meegedeelde gegevens een eerste dossier voor en kunnen wij dit op onze eerste afspraak reeds voorleggen. 

• Gegevens over uw situatie/problematiek 

U krijgt de mogelijkheid om in de virtuele assistent uw juridische vraag te stellen. De vraag die u stelt en de keuzes die u maakt in de virtuele assistent laten ons toe om in te schatten welke accountant het beste bij u past.

Hiernaast worden de vragen die niet begrepen werden door de virtuele assistent gebruikt om nieuwe informatie toe te voegen aan de assistent. Hierdoor kunnen wij de volgende keer wel correct antwoorden op de vraag van een andere gebruiker. Er wordt natuurlijk nooit melding gemaakt van de persoonlijke gegevens van de oorspronkelijke vraagsteller.

Ten slotte gebruiken wij uw probleembeschrijving, vraag en gemaakte keuzes voor een aantal statistische doeleinden. Dit helpt ons te achterhalen welke diensten en materies voor onze gebruikers het meest bruikbaar en relevant zijn. 

• Gegevens over het gebruik van de virtuele assistent

Wij verzamelen ook een aantal gegevens over het gebruik van de virtuele assistent. Hierdoor krijgen wij informatie over de duur van het gesprek met de gebruiker in kwestie, welke keuzes de gebruiker maakte en andere nuttige informatie over het gesprek. Dit is enorm nuttige informatie voor ons. Dankzij deze informatie passen wij onze diensten aan zodat de gebruikservaring voor u binnenkort nog beter wordt.

Hiernaast gebruiken wij de gegevens over het gebruik ook voor beveiligingsdoeleinden. Wij willen natuurlijk misbruik en cyberaanvallen op onze virtuele assistent voorkomen zodat wij u deze dienst kunnen blijven aanbieden. De verzameling van deze gegevens gebeurt steeds op basis van een gerechtvaardigd belang of wettelijke grondslag. 

• Gedeelde documentatie 

Als gebruiker van de virtuele assistent krijgt u ook de mogelijkheid om relevante documentatie op voorhand aan ons over te maken. Hetgeen u met ons deelt zal enkel gebruikt worden in verband met onze juridische dienstverlening. De documenten zullen enkel aan derden overgemaakt worden mits onze dienstverlening dit noodzakelijk vereist.

5. VAN WELKE BRONNEN WORDEN MIJN GEGEVENS VERZAMELD? 

Wij verzamelen enkel de gegevens die u zelf verkiest mee te delen aan de virtuele assistent. Indien u dus liever bepaalde zaken niet meedeelt, hoeft u dit dan ook niet te doen. U dient er zich dan wel van bewust te zijn dat onze dienstverlening in dat geval niet optimaal kan verlopen.

6. WELKE DERDE PARTIJEN ONTVANGEN MIJN GEGEVENS?

– Dienstverleners: het is mogelijk dat de gegevens die u met ons deelt in het kader van onze dienstverlening aan derde partijen worden doorgegeven. Indien zij toegang hebben tot bepaalde persoonsgegevens zullen wij dit enkel doen in de mate van het noodzakelijke en worden er met hen de nodige garanties bekomen in het licht van de gegevensbescherming en de geldende wetgeving.

– Overheidsdiensten: wij delen uw gegevens met de overheid van zodra dit wettelijk verplicht is.

– Google Dialogflow (Google inc.): om de taalherkenning van de virtuele assistent voortdurend te kunnen verbeteren worden de vragen die een gebruiker aan de assistent stelt gecontroleerd op synoniemen en semantische nabijheid door Google. Dit betreft enkel de vragen die een gebruiker stelt en de mogelijke persoonsgegevens die hierin voorkomen. De identificatiegegevens, gegevens over het gebruik en documentatie wordt niet met Google gedeeld.

Voor meer informatie over het privacybeleid van Google kan u terecht op: https://policies.google.com/privacy?hl=nl

7. VOOR HOELANG EN WAAR WORDEN MIJN GEGEVENS BEWAARD? 

De gegevens worden op een zo veilig mogelijke manier bewaard binnen de EU.

De ontvangen persoonsgegevens worden door ons niet langer bewaard dan nodig is voor onze dienstverlening of de wettelijke verplichtingen waaraan wij dienen te voldoen. Zodra wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, zullen wij deze verwijderen of anonimiseren.

8. VEILIGHEIDSMAATREGELEN

Als verwerkingsverantwoordelijke doen wij er alles aan om de beschermingen van uw gegevens op de best mogelijke manier te beschermen. Wij gebruiken hiervoor verschillende beveiligingstechnologieën en beschermingsmaatregelen. Hiertoe behoren onder andere:

– De versleuteling van vertrouwelijke data over publieke netwerken aan de hand van cryptografische standaarden. TLS-encryptie mechanismes zijn geïmplementeerd volgens de hoogste standaarden en gebruiken enkel sterke algoritmes met minimaal 128-bit encryptie.

– De bewaring van de persoonsgegevens via de virtuele assistent gebeurt via systemen die voldoen aan industrienormen om zijn datacentra te beschermen tegen gegevensverlies als gevolg van stroomuitval en brand. Gegevens worden gehost op een Europese server.

9. Rechten van de betrokkenen:

U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik van uw persoonsgegevens. Hiervoor kan u ons steeds contacteren. U hebt hiernaast ook een aantal rechten ter beschikking:

9.1 Recht van verbetering, verwijdering en beperking

U bent volledig vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast heeft u steeds het recht om te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. Dit in het geval u mogelijks verkeerde gegevens hebt doorgegeven of de fout bij ons lag.

U dient er zich van bewust te zijn dat bij de weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van bepaalde persoonsgegevens, de diensten die wij u graag aanbieden, mogelijks niet langer mogelijk zijn.

U mag eveneens vragen om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken.

9.2 Recht van verzet

U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing; in dergelijk geval hoeft u zelfs geen redenen op te geven.

9.3 Recht van vrije gegevensoverdracht

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan de virtuele assistent in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen.

9.4 Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

9.5 Uitoefening van uw rechten

U kan uw rechten uitoefenen door ons te contacteren, hetzij per e-mail naar info@oamkb.nl, per post naar Bennekomseweg 43 6717 LL Ede. Gelieve steeds een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen bij de aanvraag, zodat u voldoende geïdentificeerd kan worden.

9.6 Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van de persoonsgegevens van u omvat geen profiling en zal door de Verwerkingsverantwoordelijke evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

9.7 Recht om klacht in te dienen

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ DEN HAAG, Tel +31 (0)88 1805 250, of ga naar https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl.

10. HYPERLINKS 

Deze website kan hyperlinks bevatten naar websites van andere partijen. Ook is het mogelijk dat websites van andere partijen hyperlinks bevatten naar deze website. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van de websites van die andere partijen, en het gebruik van cookies op die websites.

11. WIJZIGINGEN

De diensten die wij u aanbieden zijn natuurlijk vatbaar voor wijzigingen in de toekomst. Hierdoor kan ons privacybeleid mogelijks aangepast worden. We raden u aan om dit privacybeleid vaak te controleren op eventuele wijzigingen en doen ons best om u van eventuele wijzigingen steeds te informeren. De datum van de laatste wijziging wordt onderaan de pagina aangegeven.