Top

Online administratie reist met je mee

Online administratie

Leestijd: 6 minuten

Werken van 9 tot 5 was ooit de norm, voor ondernemers en ook veel werknemers is dit allang niet meer van toepassing. De wereld stopt ook niet met draaien als de klok vijf uur slaat, waarom zou een bedrijf wel tot stilstand komen? Zowel workaholics als ‘liever lui dan moe’ ondernemers hebben baat bij een online administratie. Waarom dat is en hoe jij 24 uur per dag, 7 dagen per week jouw online administratie kunt bijhouden leggen we uit op deze pagina.

24-uurs economie

Een dag heeft 24 uur, een week heeft 7 dagen en het duurt een jaar voordat de aarde helemaal rond de zon is gedraaid. In de oertijd leefden onze voorouders niet volgens een klok aan de muur van een grot, zonsopgang en zonsondergang bepaalde ons ritme. Kunstlicht heeft ons veel vrijheid gebracht, dit heeft er helaas ook toe geleid dat mensen verwachten dat je op ieder moment voor ze klaar staat. Het grote voordeel van online administratie is de beschikbaarheid op ieder moment van de dag, dit betekent echter niet dat je als ondernemer ook 24/7 bezig moet zijn met het bedrijf.

De online administratie doet het voor je

Die 24-uurs economie kan heel stressvol zijn als ondernemer. De Fear Of Missing Out (FOMO) is een typische ‘millennium bug’ waar ondernemers mee te kampen hebben. Nog even die app beantwoorden tijdens de warme maaltijd, snel dat telefoontje afhandelen tijdens een uitwedstrijd van je kind. Je zou maar eens een opdracht mislopen, dit kan grote gevolgen hebben voor je bottom line. De online administratie is geen wondermiddel dat in één klap al jouw spanningen en prikkels zal wegnemen, het kan wel een tool zijn waarmee je grip krijg op je onderneming. En misschien ook wel op je leven.

Online administratie gaat mobiel

Nog even achter de PC kruipen of de laptop jouw schoot laten verwarmen, we kennen het allemaal. Smartphones zijn niet meer weg te denken uit het dagelijks leven. Tablets zijn leuke gadgets voor YouTube, spelletjes en het bedienen van je smart home. Toch kun je met deze mobiele apparaten ook de online administratie bijhouden. Dit gaat veel verder dan even de laatste bijschrijving in je online bank app bekijken. Je kunt grafieken bekijken met omzetcijfers van de afgelopen maand, of bekijken welke rekeningen nog uitstaan bij je klanten. Dit kan op twee manieren; via een administratieve app of via een website.

Zit jij ook wel op een gemakkelijke, online administratie te wachten? Maak dan direct een afspraak voor een gratis adviesgesprek en bespreek de mogelijkheden met een van de administrateurs van oamkb.

Online administratie via een app

Een aantal ontwikkelaars van online administratie apps hebben apps uitgebracht voor Apple iOS, Android, Chromebook en/of Windows Surface. Een app is een applicatie die afgestemd is op de functionaliteit van het programma en is daarmee minder gebonden aan de regels en beperkingen van een webbrowser. Helaas zijn niet alle boekhoud apps even uitgebreid ten opzichte van de versie voor PC’s. Als je graag werkt met mobiele apparaten voor de online administratie is het goed om de functionaliteit van de mobiele app te bekijken voordat je een platform kiest.

Online administratie via een website

Veel online administratie programma’s werken zowel op desktop als mobiel via de browser. Het is mogelijk dat er op een smartphone een afwijkende versie wordt geladen, op een tablet zal het doorgaans de volledige versie zijn. Als de webapplicatie goed is gemaakt dan kun je op een klein scherm dezelfde handelingen verrichten als op een desktop PC thuis. Het is wel mogelijk dat ontwikkelaars geen rekening hebben gehouden met bediening zonder muis. Slepen met je vinger werkt iets ander dan met een muis, ook bediening zonder toetsenbord kan soms wat onhandig zijn.

Als je veel reist en je wilt optimale controle over je online administratie via mobiele apparaten, neem dan in ieder geval een Bluetooth toetsenbordje mee. Die koppel je draadloos aan een smartphone en tablet, dit maakt tekst en getallen invoeren alvast een stuk prettiger. De smartphone camera kan dienst doen als mobiele scanner, zo reist jouw kantoor overal met je mee!

Wil je meer informatie over het opzetten van een online administratie? Lees hier onze blog over digitale facturen.

Hoe houd je een online administratie bij?

Het bijhouden van de administratie op locatie gaat toch nét even iets anders. Normaal gesproken blok je tijd in je agenda voor het bijwerken van de administratie. Wellicht eenmaal per dag of in het weekend. Een mobiele online administratie wordt vaker bijgewerkt, op momenten dat het uitkomt. Dit vereist een iets andere werkwijze en manier van denken. Als je niet de volle aandacht kunt besteden aan je boekhouding dan heb je behoefte aan een systeem met optimale foutcorrectie, dubbele controle en zelfs kunstmatige intelligentie. Je werkt soms met grote bedragen en enorme belangen, dan wil je fouten in het proces voorkomen.

Probeer zoveel mogelijk data online en digitaal te verwerken. Krijg je een parkeerbonnetje op papier? Maak er direct een foto van, bij voorkeur met OCR tekstherkenning en cloud opslag. Ga een stap verder en maak gebruik van een parkeer app die digitale afschriften maakt. Door meer handelingen te digitaliseren kun je mobiel boekhouden snel en nauwkeurig uitvoeren.

Je hoeft de online administratie niet zelf te verwerken. Zo kun je een werknemer de boekhouding laten controleren vanaf een andere locatie, of stuur een appje naar het oamkb administratiekantoor met het verzoek even een kijkje te nemen. Decentraal werken biedt veel mogelijkheden om ‘hulptroepen’ in te schakelen. Ook voor die participanten maakt het niet uit waar ze zich bevinden en welk apparaat ze gebruiken.

Zie je de voordelen van een online administratie maar ben je nog niet helemaal overtuigd? Lees hier dan nog wat meer voordelen op een rij.

Snelheid levert winst op

Digitale facturen sturen met betaallinks zorgt voor een gemiddeld veel snellere betaling door opdrachtgevers. Daarnaast kun je klanten dag en nacht opdrachten laten verstrekken of andere zaken laten regelen via hun eigen klantenportaal online. Zij vinden het prettig om zelf zaken te regelen wanneer het ze uitkomt, jij krijgt notificaties binnen en kunt beter prioriteiten stellen. Zowel op zakelijk gebied als privé.

Beter dan 9 tot 5

Het standaard ritme met kantoortijden zorgt ervoor dat je vrije tijd ook daadwerkelijk vrij besteed kan worden. Wat dat betreft is die 24-uurs economie niet altijd ideaal. Een computer kan 24 uur per dag, 7 dagen per week draaien maar een mens niet. Zelfs een computersysteem kan crashen! Slim ondernemen is ook weten wanneer je rust moet nemen, online administratie helpt je hier ook bij. Hoewel je soms buiten standaard werktijden bezig bent, heb je ook de vrijheid om soms een moment de teugels te laten vieren tijdens het werk. Je spreidt jouw verantwoordelijkheden uit over meer uren waardoor de boog niet altijd zo gespannen hoeft te staan.

Meer weten over de online administratie en automatisering van de boekhouding? De lokale oamkb adviseur legt het je graag uit.