Online administratie of online boekhouding: Wat is het verschil?

Wat is het verschil tussen de administratie van een bedrijf en de boekhouding? En wat is dan het verschil tussen een ‘normale’ administratie en de online administratie? Maakt het eigenlijk iets uit voor de Belastingdienst? Het lijken op het eerste gezicht heel eenvoudige vragen, toch bestaat er nog veel onduidelijkheid over deze zaken.

Wat is de administratie?

De administratie is het geheel aan documentatie dat betrekking heeft op het bedrijf. Dit zijn alle papieren, digitale documenten, online en offline data die op enige wijze verbonden zijn aan de bedrijfsvoering. Je bent als ondernemer verplicht om een administratie bij te houden. Per bedrijf zal de complexiteit van de bedrijfsadministratie flink verschillen. Zo is de situatie van een ZZP’er heel anders dan bij een multinational het geval is.

Wat is de boekhouding?

De boekhouding is het financiële deel van de administratie. Het is daarmee een onderdeel van de volledige administratie waarbij het alleen gaat om de fiscaliteiten. In de praktijk is dit een groot deel van de volledige administratie. Want een bedrijf voeren betekent dat er inkomsten en uitgaven zijn. De Belastingdienst let in principe niet op wat je als ondernemer doet, maar welke financiële transacties ermee gemoeid zijn.

Heb je interesse in een online administratie of online boekhouding waarin dit overzichtelijk is? Een van onze administrateurs helpt je graag verder. Maak direct een afspraak.

Voor een ondernemer is er een groot verschil tussen een boekwinkel of een groenteboer. Voor de Belastingdienst gaat het in beide gevallen voornamelijk om goederen die belast zijn met 9%. Dat is een beetje kort door de bocht maar het geeft aan dat de fiscus op een heel andere manier naar een bedrijf kijkt dan de ondernemer. De boekhouding is dus het financiële deel van de administratie. Omdat de nadruk doorgaans op het financiële gedeelte ligt worden de termen vaak door elkaar gebruikt. Dat is niet zo erg zolang je weet dat de administratie en de boekhouding feitelijk gezien niet dezelfde betekenis hebben.

Kortom: de administratie is het geheel aan documentatie dat over het hele bedrijf gaat. De boekhouding is een deel van de administratie, maar dit gaat alleen om het financiële deel.

Wat is online administratie?

Je kunt de administratie op meerdere manieren bijhouden. In grote mappen, op een PC met een Office pakket of online via administratieve software. Steeds meer ondernemers kiezen voor de digitale weg om hun administratie bij te houden. Dit biedt meer overzicht, de kans op verlies van belangrijke informatie ligt ook aanzienlijk lager. Doorgaans kom je er niet met slechts één administratief pakket. Zo zul je voor de tijdregistratie van werknemers op locatie een ander pakket gebruiken als de ritregistratie en de personeelsadministratie. Dit hoeft geen probleem te zijn, het is wel prettig als je deze datastromen aan elkaar kunt koppelen. Software ontwikkelaars die zich specialiseren in een stukje van de administratieve puzzel kunnen API’s delen met andere ontwikkelaars. Dit zijn programma’s die software pakketten met elkaar laten communiceren op een gecontroleerde wijze. Ieder pakket functioneert autonoom, de API bepaalt welke informatie er uitgewisseld mag worden. Zo kun je data optimaal beheren en analyseren.

Wat is online boekhouding?

Online boekhouden transformeert de manier waarop je jouw financiën beheert. Net zoals voor de offline boekhouding geldt, vormt de boekhouding het financiële hart van je administratie. Maar nu, in plaats van te vertrouwen op papierwerk of software op een lokaal systeem, log je simpelweg in op een beveiligde online omgeving. Daar heb je controle over inkomsten en uitgaven, vaak naadloos gekoppeld aan externe pakketten. Stel je voor: een klant plaatst een bestelling in je webshop en wordt automatisch doorgestuurd naar de bankomgeving voor betaling. De transactie wordt door de zakelijke bank geregistreerd, en er wordt direct een factuur gegenereerd en verwerkt in je online boekhoudprogramma.

Door API’s of plugins te gebruiken, net zoals je voor je volledige administratie zou doen, knoop je alle processen slim aan elkaar. Dit automatiseert stromen en bespaart tijd. En over tijd gesproken, de online boekhoudpakketten van vandaag zijn extreem uitgebreid en bevatten alles wat een MKB onderneming nodig heeft. Maar let op: voor een ZZP’er zonder personeelsadministratie kunnen deze pakketten overweldigend en onnodig duur zijn. Het kiezen van het juiste pakket dat bij jou en je onderneming past, is essentieel.

Kom je er niet uit? Schakel dan je lokale oamkb adviseur in. Wij staan klaar om je te helpen bij het maken van de perfecte keuze voor online boekhouden, zodat je efficiënt en kosteneffectief kunt werken. Onze ervaring met boekhoudprogramma’s en ons inzicht in de finesses van de financiële administratie zorgen ervoor dat je altijd het juiste advies krijgt.

Heb ik een boekhouder nodig met een online boekhouding?

Als het systeem eenmaal goed is ingericht dan zijn er veel processen die automatisch verlopen. Je kunt tot zo’n 80 procent van de boekhouding automatiseren. Het is de ambitie van oamkb om tot de volle 100 procent te komen. Wat is dan nog de rol van een boekhouder? Als software het cijferwerk netjes voor je organiseert kun je met een financieel adviseur veel dieper ingaan op de mogelijkheden binnen jouw bedrijf. Haal je uit de organisatie wat er echt in zit? Waar zijn er bottlenecks en waar wil je staan over vijf jaar? Dit zijn het soort zaken waar een oamkb adviseur je mee kan helpen. Uiteraard kan een boekhouder of accountant ook even meekijken in de online administratie als dit nodig is. Alle data is op ieder moment beschikbaar.

Accepteert de Belastingdienst jouw online administratie?

Aan het begin van deze pagina stond er ‘normale’ administratie. Wat is normaal in deze tijd? De Belastingdienst stelt geen harde verplichtingen aan de wijze waarop je de administratie inricht. Informatie moet bewaard worden en opvraagbaar zijn voor een wettelijk vastgelegde periode. Dit wordt de bewaarplicht genoemd. Of je het papierwerk analoog of digitaal bewaart is voor de fiscus eigenlijk niet zo van belang. Het is wel zo dat er steeds meer zaken online afgehandeld worden. Als je een papierloze administratie nastreeft binnen jouw bedrijf dat is dit zeker mogelijk.

Heb je problemen binnen jouw boekhouding, en ben je niet zeker wat je hiermee aan moet? Lees dan onze blog over de 6 meest voorkomende problemen en hoe je deze oplost.

Hoe werkt de bewaarplicht?

De Belastingdienst eist dat de facturen die je zelf verstuurt of ontvangt van andere partijen bewaart in de administratie. Daarbij wordt gesteld dat je facturen opslaat in de vorm waarin je ze hebt verzonden of ontvangen. Als voorbeeld geeft de Belastingdienst aan dat je digitale facturen niet afdrukt op papier, maar dat je ze digitaal opslaat. Met online administratie in een boekhoudpakket is dat heel eenvoudig.

Als je facturen en bonnen op papier in ontvangst neemt, dan is het toegestaan om ze te scannen en digitaal op te slaan. De scan moet in dat geval een volledige weergave van het origineel betreffen inclusief echtheidskenmerken. Op de website van de Belastingdienst kun je hier meer over lezen. Het komt er in het kort op neer dat je een BTW factuur van een leverancier op papier zelf mag scannen en opslaan. Je bent dan niet langer verplicht om het origineel op papier te bewaren.

Normaal gesproken moet je de gegevens binnen de administratie voor een periode van zeven jaar bewaren. Dit geldt voor zowel de papieren als de online administratie. In sommige sectoren geldt een bewaarplicht van tien jaar. Dit geeft eigenlijk wel aan dat je beter voor administratieve software kunt kiezen van gevestigde bedrijven. Anders loop je het risico jouw data te verliezen, of je moet data overzetten naar een nieuw systeem. Hoe je het beste jouw online administratie kunt bijhouden legt de lokale oamkb adviseur je graag uit.

Ben je helemaal overtuigd? Maak dan direct een afspraak voor een gratis adviesgesprek en begin te bouwen aan jouw online administratie.