Top

Dit zijn de 6 meest voorkomende problemen in boekhouding (en zo los je ze op)

Dit zijn de 6 meest voorkomende problemen in boekhouding (en zo los je ze op)

De boekhouding op orde houden is een uitdaging voor elke MKB-er. Je bent het liefste bezig met ondernemen en financiële administratie bewaar je voor de verloren uurtjes na werktijd… Maar die uren kunnen flink optellen, zeker als je nog niet beschikt over een online boekhouding. We noteerden de 6 meest voorkomende problemen bij een offline boekhouding – en geven de oplossing.

1. Gebrek aan tijd voor de boekhouding

De bankrekening controleren en handmatig facturen inboeken. Het kost tijd maar levert niets op. Hoe hoger de tijdsinvestering in de boekhouding, des te lager de productieve output. Automatiseren van je administratie kan tot 70% aan tijd besparen. Zet je offline boekhouding dan ook om naar een online boekhoudprogramma, waar alle onderdelen van je financiële administratie worden geïntegreerd in één systeem. Wil je weten hoe? 

Lees dan ons whitepaper ‘In 5 stappen naar een soepele online administratie’

2. Overal losse stapels documenten

Op je bureau ligt een offerte van de leverancier van grondstoffen, de offerte naar de klant zit in de mail en de factuur moet je nog koppelen aan een betaallink via de online betaaldienst. Omdat alles op verschillende manieren wordt verwerkt, verlies je overzicht en maak je fouten. Kies dus voor een online boekhoudpakket waarin je alle data kunt koppelen. 

3. Alle informatie ligt op kantoor

Als jouw boekhouding alleen toegankelijk is via de PC op kantoor, gaat het je niet lukken om bij een klant informatie op te halen met je smartphone. Met online boekhouden kun je altijd bij de benodigde informatie, zelfs op het strand tijdens je ‘vakantie’. 

4. De klant wil facturen in UBL formaat

Je bent al van de papieren rekening afgestapt en stuurt heel modern PDF facturen per mail. Dan vraagt de klant opeens om UBL (Universal Business Language). Dat is een standaard elektronische factuurmethode in XML-format, die geaccepteerd wordt door de Belastingdienst.

Kies daarom voor een online boekhoudpakket dat altijd de laatste standaarden ondersteunt, dan hoef je alle ontwikkelingen zelf niet bij te houden. Een abonnement werkt hierbij beter dan software eenmalig aanschaffen. Zo spreid je de kosten en weet je dat je altijd gebruik kunt maken van de laatste features.

5. De klantgegevens zijn verouderd

Customer Relationship Management is cruciaal voor je business maar kost veel tijd. Stel voor elke klant een map samen waarin alle communicatie, opdrachten en afspraken gedocumenteerd worden. Met online CRM software is het eenvoudig in te richten en bij te houden. Combineer vervolgens je boekhouding met de klantgegevens in het CRM systeem, zo kun je altijd de gewenste data terugvinden.

6. Te laat de aangiftes ingediend

Je stelt belastingaangiftes uit tot het laatste weekend en dan ontbreekt er iets. Of de computer heeft kuren, of je internetverbinding ligt plat… Een belastingadviseur kan dat soort zaken regelen en heeft ook meer mogelijkheden om uitstel aan te vragen. Dat is beter dan een boete riskeren. 

Een heldere toekomstvisie

Dat waren de 6 meest voorkomende problemen met de boekhouding. Herken je ze? Met automatisering van je administratie ben je een hoop problemen voor. Daarnaast werkt de financiële administratie van nu door in de toekomst. Ondernemers zijn door hun drukke werk vaak te veel bezig met vandaag en te weinig met morgen. Online boekhoudsoftware neemt je niet alleen een hoop werk uit handen, maar geeft je ook een analyse voor de toekomst. En wanneer je kiest voor online boekhoudsoftware die schaalbaar is, groeit de software mee met jouw onderneming. 

Jouw sparringpartner

Door te sparren met jouw persoonlijke accountant kun je een toekomstplan uitstippelen. Jij bepaalt wanneer je gaat groeien en hoe, welke investeringen je gaat maken, of en wanneer je personeel gaat aannemen. Kies dus een financieel adviseur waar je een “klik” mee hebt, een sparringpartner die met een frisse blik meekijkt, proactief inspeelt op jouw behoeftes en beschikbaar is wanneer dat nodig is, in persoon, via mail, telefoon of instant messenger. 

Personeel aannemen, hoe doe ik dat?

Een grote stap voor elke ondernemer: van zelfstandige zonder personeel naar het eerste personeelslid. Kies je voor loondienst? Wat gebeurt er als de werknemer ziek wordt? Kies je voor een Payroll contract? Hoe vaak kun je een contract verlengen? Allemaal vragen die de bedrijfsadviseur kan beantwoorden en regelen. Zo bespaar je kosten en werk je efficiënter. En hou je zicht op de toekomst. 

Wil je meer tips om jouw administratie beter te regelen en het beste uit jouw onderneming te halen? Download dan het gratis e-book voor ondernemers binnen het MKB.

April 2020