Zo zet je een online administratie op

Dat een BTW-aangifte indienen verplicht is voor de meeste ondernemers zal niet als een verrassing komen, dat je een fiscale administratie moet bijhouden is ook niet bepaald een geheim van het ondernemerschap. Het wordt meer gezien als een noodzakelijk kwaad. Dat je de boekhouding normaal gesproken zeven jaar moet bewaren weet echter niet iedereen, dat je niets op papier hoeft te bewaren is ook niet algemeen bekend. Hoe kun je een online administratie opzetten waar niet alleen de Belastingdienst mee uit te voeten kan maar jij ook? Dat en meer leggen we uit op deze pagina.

Waar begin je met de administratie?

Met de administratie wordt vaak als eerste gedacht aan de boekhouding. Toch is dit slechts een deel van de volledige administratie. Je moet alle informatie van je bedrijf bijhouden. Denk aan relatiebeheer, personeelszaken of afspraken in je agenda. De financiële administratie is het deel van de volledige administratie die van belang is voor de Belastingdienst en uiteraard ook voor de onderneming. In de boekhouding worden alle inkomsten en uitgaven bijgehouden, afschrijvingen worden verrekend en BTW wordt afgedragen. Dat kan veel werk met zich meebrengen, grote bedrijven hebben een complete afdeling ingericht voor administratieve zaken. Voor het MKB hoeft het gelukkig niet zo complex te worden, zeker niet als je gebruik maakt van een doordachte online administratie. Ben je benieuwd welke voordelen een online administratie je te bieden heeft? Lees dan hier verder:

Hoe zet je een online administratie op?

Het heeft een behoorlijke tijd geduurd voordat de overheid serieus digitaal ging werken. Nu streven ze zelfs ondernemers voorbij met de digitalisering in overheidszaken. Het is mogelijk om je volledige online administratie in te richten zonder een printer te gebruiken. Inkomende facturen boeken, uitgaande offertes, facturen of herinneringen sturen en de aangiftes via het portaal van de Belastingdienst indienen, daar is geen vel papier meer voor nodig. En als je met een bonnetje op papier thuiskomt dan scan je die even in, dankzij OCR wordt deze scan direct omgezet naar leesbare data en opgenomen in je boekhouding. Maar nu gaan we wellicht iets té snel, laten we eerst eens even kijken welke zaken onderdeel uitmaken van de administratie:

• Boekhouding
• Klantgegevens
• Contracten
• E-mails
• Verzekeringen
• (Uren)registraties
• Kamer van Koophandel registratie
• BTW-nummer
• Algemene Voorwaarden
• Privacy Beleid

In Nederland moet je als ondernemer voldoen aan de administratieplicht. Dit betekent dat je een administratie moet voeren die aansluit op de aard en de werkzaamheden van je onderneming. De wijze waarop je invulling geeft aan deze plicht heb je voor een deel in eigen hand. Zorg er in ieder geval voor dat je als ondernemer letterlijk en figuurlijk je zaakjes op orde hebt. Wil je samen eens kijken naar jouw onderneming en het opzetten van een online administratie? De administrateurs van oamkb staan voor je klaar. Maak vandaag nog een afspraak voor een gratis adviesgesprek.

Waarom een online administratie voeren?

Alles op papier bijhouden is voor veel ondernemers en boekhouders nog steeds een gewoonte. Dat is ergens wel te begrijpen want papier kun je voelen, ordenen en ergens neerzetten waar je zicht op houdt. Een online administratie voelt toch anders aan, het zijn bits en bytes die wel bestaan maar niet tastbaar zijn. Daar komt bij dat technologie soms gewoonweg heel gecompliceerd in elkaar steekt als je daar verder niet mee bezig bent. Toch helpt een online administratie je uiteindelijk om minder tijd te besteden aan die administratieplicht. Je kunt digitale middelen zelfs inzetten om de bedrijfsresultaten te verbeteren.

Privacy en gegevensbescherming

Een belangrijk onderdeel van je administratie is privacy en gegevensbescherming. Daarbij is het niet alleen van belang dat jouw bedrijfsgegevens achter slot en grendel opgeslagen worden, als je gegevens van klanten opslaat dan heb je daar ook de verantwoordelijkheid voor om hier goed mee om te springen. Daarom is het van belang dat een online administratie goed beveiligd is en niet inzichtelijk is voor buitenstaanders. Ontwikkelaars van administratieve software houden hier voor een deel rekening mee door bijvoorbeeld te werken met versleutelde data. Toch blijf je als ondernemer verantwoordelijk voor het bewaken van de privacy en de gegevens die je gebruikt binnen de bedrijfsvoering. Is online werken net zo veilig als gevoelige data opslaan op een harde schijf van een lokaal systeem? Je zou kunnen stellen dat een online administratie over het algemeen genomen zelfs veiliger is. Het is dan wel van belang dat je altijd via een beveiligde verbinding werkt en participanten goed informeert over mogelijkheden en standaard protocollen. Zo kun je elementen binnen de administratie delen met de juiste personen zonder alles open te stellen aan je personeel. Ook kun je op afstand data over je bedrijf uitwisselen met je financieel adviseur van oamkb. Bijvoorbeeld om even mee te kijken of om controles uit te voeren.

Geldstromen bepalen hoe gezond een bedrijf is

Als je enorm veel verkoopt op rekening dan lijkt je bedrijf op het eerste gezicht goed te draaien. Maar als betalingen op zich laten wachten waardoor je niet kunt investeren in nieuwe goederen of grondstoffen, dan kom je voor een liquiditeitsprobleem te staan. Door ‘vlaggen’ in het administratief proces te plaatsen kun je dit soort risico’s tijdig constateren om mogelijke problemen de kop in te drukken. Ben je op zoek naar meer liquiditeit, maar wil je of is er geen mogelijkheid voor een financiering? Bekijk dan deze maatregelen die jij in je bedrijf kunt doorvoeren.

Hoe richt je de boekhouding online in?

Een belangrijk deel van de online administratie bestaat uit de boekhouding. Dit is waar de cijfers ingevoerd worden, waar de activa en passiva op de balans komen te staan. Je kunt hiervoor een Excel sheet maken maar dit betekent veel werk met relatief beperkte resultaten. Je kunt dan beter gebruik maken van boekhoudsoftware zoals die van Exact, Reeleezee of Yuki. Dit zijn systemen die specifiek ingericht zijn op het verwerken van de financiële administratie. Op een uitzondering na werkt online administratie bijna altijd via de cloud, via het internet dus. Je hoeft geen zware applicaties meer te installeren, inloggen op de browser is al voldoende. Backups maken gaat vanzelf, je hebt overal ter wereld toegang tot de laatste financiële data. Een groot voordeel van online boekhouden is de wijze waarop je koppelingen kunt maken. Zo kun je bij een opdracht automatisch een factuur laten genereren met betaal link. De betaling werkt via een API en een payment provider. Als de factuur voldaan is dan wordt dit automatisch verwerkt in de online administratie. Er zijn enorm veel processen die je kunt automatiseren.

Wat is de rol van een boekhouder?

Goede online administratie software kan een boekhouder overbodig maken. Verwar een boekhouder niet met een belastingadviseur, fiscalist of een accountant. Dit zijn specialisten die verder kijken dan de cijfers en hier context aan geven. Bij oamkb zijn lokale administratiekantoren aangesloten. Waarom is dit nodig bij online administratie die via internet loopt? Je hebt dan een lokaal persoon die jou bij naam kent en je kan adviseren om de administratie voor je te laten werken. Door de boekhouding te automatiseren houd je meer tijd over voor analyse, toekomstplannen maken of gewoon wat gas terugnemen als je daar behoefte aan hebt. Informeer bij jouw oamkb adviseur naar de beste manier om jouw online administratie in te richten, op maat gesneden voor jouw organisatie. Maak direct een afspraak.