Wat zijn de voordelen van werken in de cloud?
Data moet tegenwoordig vaak worden opgeslagen in de cloud, maar waarom eigenlijk? En hoe veilig is online werken?
Waarom zou je online werken?
Als je deze blog leest werk je al in de cloud, je verzamelt immers informatie via het internet die gericht is op de onderneming. Zowel eenmanszaken zonder kantoorpand als internationale bedrijven met duizenden werknemers in dienst maken gebruik van cloud-based software en data opslag. Jouw apparaten staan al 24/7 in contact met het internet, waarom zou je dit niet doorvoeren naar de administratie en het bedrijfsbeheer? Laten we de voordelen en mogelijke nadelen even onder elkaar zetten:
Voordelen van werken in de cloud
- Normaal gesproken heb je altijd voldoende opslagruimte, anders kun je die bijkopen voor 1,99 per maand, ruimte is niet duur.
- De kans op dataverlies vanwege hardware uitval (bijvoorbeeld door brand of diefstal) is minimaal.
- Backups maken is erg eenvoudig, ook van online naar lokaal en andersom.
- Met webbased applicaties en mobiele apps kun je vanaf ieder apparaat jouw data inzien.
- Het is veel eenvoudiger om data te delen, zowel intern als extern.
- Updates van de software worden automatisch doorgevoerd.
- Systemen en applicaties kunnen aan elkaar gekoppeld worden, denk aan een kassasysteem met pinbetalingen en verwerking in de online boekhouding.
Nadelen van werken in de cloud
- Bij een offline oplossing betaal je doorgaans eenmalig, cloud diensten werken meestal op basis van een doorlopend abonnement.
- Het kan wat langer duren om grote bestanden te uploaden en downloaden of synchroniseren.
- Security is erg belangrijk, alle gebruikers moeten op de hoogte zijn van de veiligheidseisen.
- Als de dienstverlener ermee stopt kun je data verliezen, zorg dus voor regelmatige backups van data.
- De data kan gehackt worden.
- De verschillende platformen: Windows, Google en Apple werken niet altijd goed samen. Kies dus 1 platform. Je kunt meestal wel bestanden inlezen in andere platformen zodat je kunt blijven communiceren met relaties buiten het bedrijf die een ander platform gebruiken.
Is lokaal opslaan veiliger dan online?
Veiligheid is een relatief begrip. Als jouw data op een PC wordt opgeslagen die op kantoor staat zonder internetverbinding, kan daar geen hacker bij. Maar een inbreker wel, of de administratie gaat in vlammen op door een brand. Lokale opslag met backups via een RAID kan heel veilig zijn, maar ook online opslag op basis van automatische backups en veilige login protocollen is veilig. Een RIAD (Redundant Array of Independent Disks) is een disk technologie die veel wordt toegepast in servers waar grote hoeveelheden data opgeslagen wordt welke ook nog eens beveiligd moet zijn en snel bereikbaar moet zijn.
De zwakste schakel is en blijft de mens, iedereen die gebruik maakt van het systeem moet goed geïnstrueerd worden.
Hoe kies je een goed online systeem?
Je kunt bij de bekende bedrijven als Google, Microsoft en Apple jouw clouddiensten afnemen. Zeker wanneer je toch al gebruikt maakt van Google Android of Apple Mac ligt de keuze voor hetzelfde ecosysteem voor de hand. Maar er zijn ook andere partijen zoals Dropbox die online opslag bieden. Voor ondernemers kun je vaak een compleet online boekhoudpakket inclusief data opslag nemen. De meeste online opslag zal overigens toch op een Amazon cloud server terecht komen, dat is veruit de grootste partij in cloud computing. Ga met betrouwbare partijen in zee, let op goede data encryptie en backups, en geef liever iets meer uit aan een solide oplossing. Gratis bestaat niet, en goedkoop kan ook op het internet duurkoop zijn.
Wil je direct advies over werken in de cloud? Maak dan een vrijblijvende afspraak met een van onze bedrijfsadviseurs.
Benieuwd wat onze bedrijfsadviseur nog meer voor je doen? Onze pagina informatie over bedrijfsadvies vertelt je meer.
April 2020
