Wat je moet weten over digitaal ondertekenen
In een moderne onderneming wordt binnen het administratieve proces vaak van A tot Y gewerkt met digitale tools. En dan wordt een contract of offerte netjes uitgeprint op papier om vervolgens ondertekend te worden door de directeur. Het is vaak bij die Z waar het misloopt, want je zult nog steeds ‘echt’ moeten tekenen bij officiële documenten … of niet? In deze blog leggen we alles uit wat je moet weten over digitaal ondertekenen.
Wat is digitaal ondertekenen?
Een digitale handtekening bestaat uit elektronische informatie die toegevoegd wordt aan een document, met als doel de afzender van het document te kunnen bepalen. Daarmee wordt ieder document uniek, na een wijziging zal de ondertekening direct komen te vervallen. Je kunt deze documenten dus niet zomaar dupliceren. Het betreft altijd een uniek document, onafhankelijk van de inhoud.
Hoe werkt het?
Je kunt een handtekening krabbelen op je scherm met vinger of muis, en die toevoegen aan een Word of Google bestand. Je kunt ook een handtekening op papier zetten en die inscannen. Dat is visueel een digitale handtekening, maar dit is niet hetzelfde als een officiële digitale ondertekening. Het gaat niet eens om het krabbeltje, maar vooral om de traceerbaarheid. Het is daarmee meer een digitale vingerafdruk, die via onderliggende software wordt toegevoegd aan documenten. Door een certificaat te koppelen aan het administratieve systeem is het heel eenvoudig om documenten te ondertekenen. Zo kun je een compleet digitale workflow aanhouden met nauwkeurige controle én volgens de huidige privacy regels.
Is ‘digital signage’ rechtsgeldig of niet?
Al in 2003 werd vastgelegd in de Wet Elektronische Handtekeningen dat een elektronische handtekening dezelfde rechtsgeldigheid kent als een handtekening op papier. Toch zijn er nog veel ondernemers die denken dat digitaal ondertekenen ‘minder waarde’ heeft. Sinds de eiDAS verordening van kracht is geworden in juli 2016 geeft een QES (Qualified Electronic Signature) dezelfde juridische status als een geschreven handtekening mits er aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- De digitale ondertekening moet voorzien zijn van een PKI certificaat die gekoppeld is aan een organisatie of persoon.
- Voor een PDF bestand dient de PAdES standaard gebruikt te worden.
- Voor een XML bestand dient XAdES gebruikt te worden.
- Voor een CMS (met gedeeld gebruik) dient CAdES gebruikt te worden.
Zorg dus dat de certificatie in orde is wanneer je gebruik wilt maken van digitaal ondertekenen.
Kosten besparen met digitale diensten
Wanneer je papier met digitaal vergelijkt kom je in de meeste gevallen goedkoper uit met het digitale alternatief. Om documenten op papier te printen, ondertekenen, sturen etc. wordt veel tijd en geld verspild. Het is ook minder duurzaam, wat zeker een factor kan spelen binnen een moderne organisatie. Digitaal ondertekenen bespaart juist tijd en kosten, mits je het systeem goed configureert uiteraard. Zoals we tijdens de inleiding reeds hebben genoemd worden er vaak nog handmatige tussenstappen genomen, zoals documenten uitprinten om ze vervolgens weer in te scannen. Voorkom dubbel werk en breng die stapel papier terug door gebruik te maken van alle elektronische tools die je als ondernemer tot je beschikking hebt.
Lees andere tips & trics over online werken in ons adviescentrum.
Liever maatwerk advies over digitaal én online werken? Werk van A tot Z elektronisch, neem contact op met de bedrijfsadviseurs van oamkb.
April 2020
