Wat doe ik als een klant niet betaalt?
Een factuur sturen is één ding. Je geld ook echt ontvangen? Dat is soms een heel ander verhaal. Zeker als je ondernemer bent, kan een openstaande factuur behoorlijk frustrerend zijn. Je hebt het werk geleverd, de afspraak nagekomen en de factuur netjes verstuurd. En toch blijft het stil. Geen betaling, geen reactie, soms zelfs complete radiostilte.
Komt dit je bekend voor? Dan ben je niet de enige. De vraag wat als een klant de factuur niet betaald speelt bij veel ondernemers, en al helemaal bij starters en zelfstandigen. Wij geven je tips welke stappen je het beste neemt, wat je rechten zijn en hoe je voorkomt dat openstaande facturen je cashflow onderuit halen.
Klant betaalt niet: begin met controleren
Voordat je in de actiestand schiet, is het slim om eerst de basis te checken. Klinkt saai, maar hier gaat het verrassend vaak mis.
Controleer daarom eerst:
- Of de factuur naar de juiste persoon of afdeling is gestuurd
- Of het factuurnummer, bedrag en de vervaldatum kloppen
- Of je betaaltermijn duidelijk op de factuur staat
- Of de klant misschien al betaald heeft, maar met vertraging in de verwerking
Een gangbare betalingstermijn tussen bedrijven is 7 tot 30 dagen. De maximale wettelijke betaaltermijn is in veel gevallen 30 dagen voor bedrijven en overheid, als er geen termijn is overeengekomen. Spreek je wel iets af dan is het maximaal 60 dagen voor bedrijven en 30 dagen voor de overheid. Het KVK bevestigt dat 30 dagen in de praktijk bij grotere organisaties gebruikelijk is, en 14 dagen bij kleinere ondernemingen. Bij hoge uitzondering is een langere termijn mogelijk maar dat laten we hier even buiten beschouwing
Stap 1: stuur een vriendelijke betalingsherinnering
Is de vervaldatum verstreken? Wacht dan niet af en neem gelijk actie! Stuur dan de dag erna al eerst een nette herinnering. Geen boze mail, geen passief-agressieve ondertoon, maar gewoon kort en duidelijk. Soms is een factuur echt over het hoofd gezien. Een betalingsherinnering is de eerste formele stap die je moet nemen nadat de betalingstermijn is verlopen. Als je een goed administratiepakket hebt kun je dit overigens automatisch instellen.
Zet in je herinnering:
- Om welke factuur het gaat
- De oorspronkelijke vervaldatum
- Het openstaande bedrag
- Een verzoek om alsnog binnen enkele dagen te betalen
Bel de klant. Dat werkt beter dan alleen mailen en afwachten. Je merkt dan meteen of er sprake is van onwil, onduidelijkheid over de geleverde prestatie of een tijdelijk liquiditeitsprobleem.
Stap 2: stuur een tweede herinnering
Blijft betaling uit? Dan is het na 7 dagen tijd voor een tweede herinnering. Ook nu vermeld je weer de levering, de factuur, de eerdere herinnering en geef je een nieuwe betalingstermijn van bijv. 3 dagen.
Stap 3: stuur een aanmaning
Blijft betaling nog steeds uit? Dan is het tijd voor een officiële aanmaning. In een aanmaning vermeld je weer de levering, de factuur, de eerdere herinnering en geef je opnieuw een uiterste betalingstermijn van 7 dagen. Belangrijk: kondig aan dat je incassokosten en juridische stappen zult nemen als de betaling nog steeds uitblijft.
Bij consumenten geldt bovendien dat je eerst een correcte 14-dagenbrief moet sturen voordat je incassokosten in rekening mag brengen. De Rijksoverheid geeft aan dat een schuldeiser minimaal één aanmaning moet sturen en daarbij 14 dagen de tijd moet geven om alsnog te betalen.
Stap 4: rente en incassokosten berekenen
Als een klant te laat betaalt, mag je in veel gevallen wettelijke rente rekenen. De wettelijke rente voor niet-handelstransacties (vaak bij particuliere consumenten) is sinds 1 januari 2026 4%. Voor handelstransacties tussen bedrijven en overheden is de wettelijke handelsrente sinds 1 juli 2025: 10,15%.
Dat verschil is belangrijk. Werk je als ondernemer voor een andere ondernemer? Dan heb je meestal met handelsrente te maken.
Incassokosten mag je niet zomaar uit de lucht plukken. Zeker richting consumenten moet je dat juridisch netjes aanpakken. Doe je dat slordig dan verzwak je juist je positie.
Klant betaalt niet zzp: waarom snel handelen extra belangrijk is
Voor grote bedrijven is een laatbetalende klant vervelend. Voor een zzp’er kan het direct pijn doen. Huur, software, btw-afdracht, het eigen ‘salaris’: alles loopt door.
Wacht dus niet maandenlang “uit goed vertrouwen”. Ondernemen is geen liefdadigheid. Je mag best begrip tonen, maar je bent geen ‘gratis bank’ voor je klant.
Praktisch advies: spreek bij twijfel een betalingsregeling af en zet die altijd zwart-op-wit. Beter drie duidelijke deelbetalingen in 6 weken dan drie maanden vage beloftes.
Wanneer schakel je een incassobureau of deurwaarder in?
Als de klant na herinnering en aanmaning nog steeds niet betaalt, kun je een incassobureau inschakelen. Gaat het om een grotere vordering of verwacht je discussie over de factuur? Dan is juridisch advies verstandig. Zeker als je algemene voorwaarden niet waterdicht zijn of de klant de opdracht ineens betwist.
Zo voorkom je dat een klant factuur niet betaalt
Voorkomen is hier echt goedkoper dan genezen. Goede debiteurenbewaking begint vóórdat je de opdracht uitvoert.
Slimme preventietips
- Werk met duidelijke offertes en algemene voorwaarden die de klant ook heeft geaccepteerd
- Zet je betaaltermijn altijd op de offerte én op de factuur
- Groot bedrag? Vraag dan om een aanbetaling vooraf en stuur deel-facturen
- Factureer direct na levering (wettelijk verplicht is uiterlijk op de 15e van de maand na de geleverde prestatie)
- Stuur automatisch herinneringen
- Check bij grote opdrachten vooraf de kredietwaardigheid van de klant
Hoe strakker je proces, hoe kleiner de kans dat de klant een factuur niet betaald en het verandert in een maandenlange frustratie.
Meer grip op openstaande facturen met online administratie van oamkb
Bij oamkb automatiseren we je herinneringen en aanmaningen, zo voorkom je dat openstaande facturen blijven slingeren en houd je grip op je cashflow. Door slimme koppelingen, actuele dashboards en een administratie die actueel wordt bijgehouden zie je elk moment welke klanten nog moeten betalen. Een slimme automatisering, 24/7 altijd online inzicht in je cijfers en advies dat verder gaat dan alleen cijfers.
Wil je weten hoe jij jouw administratie en debiteurenbeheer slimmer kunt inrichten? Vraag dan een gratis kennismakingsgesprek aan met oamkb of bekijk jouw dichtstbijzijnde kantoor.
