Financiële administratie op orde met digitale facturen
Een onderneming kan niet zonder een degelijke financiële administratie. Gelukkig zijn de middelen om een efficiënte boekhouding bij te houden de laatste jaren steeds beter geworden. Helaas worden er veel termen geroepen waarvan de betekenis niet altijd duidelijk is, en die vaak verkeerd worden toegepast. Termen als e-factuur, PDF attachment, XML bestanden en het UBL formaat. Allemaal zaken die de financiële administratie eenvoudig maken, mits je ze kunt begrijpen… Laten we de meest voorkomende termen op een rijtje zetten, bepalen hoe de boekhouding geoptimaliseerd kan worden, en ons daarbij richten op de toekomst.
Verschillende soorten facturen
Als je kijkt naar de huidige situatie zijn er verschillende manieren waarop facturen worden verzonden. Laten we ons concentreren op inkomende facturen, van daaruit kun je de beste manier om zelf facturen te verzenden ook bepalen.
● Factuur op papier: Je ontvangt een envelop met een factuur. Die wordt geopend en gescand voor verwerking in de financiële administratie. Met een beetje geluk wordt de meeste informatie met tekstherkenning gedigitaliseerd maar een menselijke controle blijft noodzakelijk.
● Factuur als PDF bijlage: Dit is eenvoudiger en goedkoper voor de verzender. Als het digitale informatie is, dus geen ingescand stuk papier, is het uitlezen van de relevante data een stuk eenvoudiger. Helaas zijn deze PDF documenten vaak niet opgemaakt volgens een standaard indeling. Ook hier is een eindcontrole noodzakelijk.
● Factuur met UBL standaard: Het Universal Business Language Protocol maakt het verwerken van inkomende facturen een stuk eenvoudiger. De factuur komt via de mail binnen als XML bestand, een standaard tekstbestand die online boekhoudsoftware direct kan verwerken. De UBL standaard garandeert dat alle informatie op de juiste plek staat en correct wordt uitgelezen. Omdat een normaal mens niet veel wijs wordt uit een XML bestand wordt er tevens een PDF kopie meegezonden die als bijlage aan de financiële administratie kan worden toegevoegd.
Vraag bij afnemers en leveranciers wat de mogelijkheden zijn voor het ontvangen van facturen. Zeker bij langlopende contacten worden eerdere afspraken vaak in stand gehouden terwijl het mogelijk is dat beide partijen al verder zijn met het moderniseren van de financiële administratie. Vraag of leveranciers ook hun facturen digitaal kunnen sturen, of geef ze informatie over de werkwijze in jouw onderneming. Vaak zijn ze je dankbaar, het is uiteindelijk voor alle partijen voordelig om efficiënt te werken.
Digitale facturen ontvangen en verwerken
Het zal duidelijk zijn dat een echte e-factuur op basis van de UBL standaard de voorkeur heeft voor elke onderneming die gebruikt maakt van moderne online boekhoudsoftware voor de financiële administratie. Deze standaard gaat verder dan het ontvangen van facturen, het gehele verwerkingsproces kan volledig geautomatiseerd worden. Kijk maar eens naar dit voorbeeld:
1. Een leverancier die bekend is bij de afnemer stuurt een factuur volgens de UBL standaard.
2. De factuur wordt niet verwerkt door de leverancier direct maar door een bedrijf die hun factuur administratie verzorgd.
3. Omdat de codering van de XML informatie volgens protocol is opgesteld wordt de factuur automatisch ingelezen in het boekhoudsysteem van de afnemer.
4. Facturen van deze leverancier komen periodiek terug, het systeem ziet de factuur en kan direct de betaling verrichten, eventueel gebaseerd op een planning in de kalender.
5. Aan het einde van de maand wordt de afnemer uitbetaald, de boekhoudsoftware controleert vooraf het saldo van de lopende rekening of dit binnen het besteedbaar budget valt van de organisatie.
Maak het jezelf makkelijk
De financiële administratie is een noodzakelijk kwaad, de enige professionals die verdienen aan het verwerken van deze informatie zijn boekhouders en accountants. Voor ondernemers kan het de bedrijfsvoering juist in de weg zitten. Met een goede financiële administratie worden geldstromen efficiënter verwerkt, dat spaart tijd en kosten. Daarnaast leidt het tot meer inzicht, de accountant kan vervolgens in overleg met de ondernemer de mogelijkheden voor groei bekijken, de belastingaangiften op de meest voordelige manier opstellen, en een roadmap maken voor de toekomst.
Spaar tijd en geld in de financiële administratie
Rome is niet gebouwd in één dag, je kunt niet verwachten dat alle ondernemers vandaag of morgen overstappen naar e-facturen en een volledig geautomatiseerde boekhouding in de cloud. Je kunt er wel voor zorgen dat je eigen zaakjes op orde zijn, en de financiële administratie binnen je eigen onderneming optimaliseren. En ook ervoor zorgen dat de software toekomstbestendig is en nieuwe standaarden snel worden ondersteund. Daarmee kan direct tijd en geld worden bespaart, als afnemers en leveranciers dat zien zullen ze ongetwijfeld ook snel overstappen.
Wil je advies over het inrichten van een doeltreffende financiële administratie? Maak dan een vrijblijvende afspraak met een van onze online administrateurs.Benieuwd wat onze administrateurs nog meer voor je doen? Onze pagina informatie over online administratie vertelt je meer.
