Rittenregistratie – een nieuw tijdperk voor bedrijfsmobiliteit
In de nabije toekomst wordt het bijhouden van al het zakelijke auto-, ov- en fietsverkeer van werknemers net zo gewoon als de dagelijkse gang naar de koffieautomaat. Vanaf volgend jaar moeten bedrijven en organisaties met meer dan honderd medewerkers verplicht aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) rapporteren hoeveel kilometers hun medewerkers reizen voor hun werk. Duurzaamheid wordt steeds urgenter, we verwachten dat het MKB ook een keer verantwoording zal moeten gaan afleggen in de toekomst. De overheid hoopt met deze gegevens beter te kunnen inschatten of Nederland op koers ligt om de klimaatdoelen te halen. Ben je klaar voor deze verandering? Laat je niet verrassen, en zorg dat je bedrijf klaar is om deze nieuwe rapportageverplichting na te komen. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over hoe wij jouw organisatie kunnen helpen bij het efficiënt bijhouden en rapporteren van reisgegevens van werknemers.
De rol van zakelijk vervoer in de CO2-uitstoot
Volgens het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat betreft het plan om bedrijven hun zakelijke vervoersgegevens te laten rapporteren aan zo’n 8.000 bedrijven. De overheid probeert met de nieuwe maatregelen de CO2-uitstoot van zakelijk vervoer in Nederland te verminderen. Eerder was de oorspronkelijke doelstelling om in 2030 een besparing van 1 megaton aan CO2-uitstoot te realiseren. Na recente aanpassingen aan het klimaatpakket van minister Rob Jetten van Klimaat en Energie is dit doel verhoogd naar 1,5 megaton.
Verplichtingen en gevolgen voor bedrijven
Bedrijven moeten hun autoreizen opsplitsen in ritten met benzine-, diesel- of elektrische auto’s. Daarnaast moeten ze aangeven hoeveel kilometers hun personeel per auto, trein, fiets of openbaar vervoer aflegt. Als blijkt dat het collectief van Nederlandse bedrijven voor 2027 niet op koers is, krijgen ze individuele verplichtingen opgelegd op basis van een “wettelijke norm”. De besparingsdoelen moeten uiterlijk in 2030 door de bedrijven worden bereikt. Het lijkt erop dat de rapportage een nauwkeurige taak wordt voor de bedrijven.
Keurmerk ritregistratiesystemen (RRS)
Het Keurmerk Ritregistratiesystemen (RRS) is een cruciale entiteit in de branche van ritregistratiesystemen. Als de enige onafhankelijke standaard, speelt het een onmisbare rol in het waarborgen van betrouwbaarheid en nauwkeurigheid in de ritadministratie voor fiscale doeleinden. Een RRS met dit keurmerk garandeert dat alle ritten, of deze nu zakelijk of privé zijn, nauwkeurig en volledig worden vastgelegd. Deze registratie helpt bij het voorkomen van fiscale discrepanties en mogelijke conflicten met belastingdiensten. Het keurmerk onderstreept de integriteit van de systemen, waardoor zowel de bedrijven als de gebruikers erop kunnen vertrouwen dat hun ritgegevens op een correcte en veilige manier worden beheerd.
Welke ritregistratiesystemen zijn er?
Leveranciers van systemen voor rittenregistratie hebben een keurmerk ontwikkeld. Maak je gebruik van een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, dan gaan wij er vanuit dat je rittenregistratie sluitend is. Wij kunnen nog wel een controle instellen en onderzoeken of een rit zakelijk of privé is.
We bekijken de volgende registratiesystemen:
Blackbox
Een Black Box ritregistratiesysteem is een geavanceerde technologie die wordt gebruikt in voertuigen om belangrijke gegevens te registreren met betrekking tot de reis van het voertuig. Deze systemen, ook wel telematica of voertuig tracking systemen genoemd, slaan informatie op zoals de snelheid, locatie, rijtijd en andere relevante gegevens over de rit. Deze gegevens kunnen dan worden geanalyseerd om inzicht te krijgen in rijgedrag, brandstofverbruik, routeoptimalisatie en om bewijs te leveren voor belastingdoeleinden of bij verkeersincidenten. Black Box ritregistratiesystemen zijn bijzonder nuttig voor wagenparkbeheer, omdat ze bedrijven helpen om de efficiëntie van hun voertuigen te maximaliseren, de veiligheid te verbeteren en kosten te besparen.
Trackassistant
TrackAssistant is een innovatief ritregistratiesysteem ontworpen om bedrijven en individuen te helpen met het nauwkeurig volgen van hun voertuiggebruik. Dit systeem registreert automatisch alle gereden ritten en slaat deze op in een overzichtelijk online logboek. Informatie zoals vertrek- en aankomsttijden, afgelegde afstanden, en bezochte locaties worden opgeslagen en kunnen worden geanalyseerd voor verschillende doeleinden, zoals optimalisatie van routeplanning en beheer van brandstofverbruik. TrackAssistant voldoet ook aan de strenge eisen van de Belastingdienst voor ritregistratie, waardoor het een uitstekend hulpmiddel is voor bedrijven om te voldoen aan fiscale verplichtingen en voor particulieren om een betrouwbaar logboek voor hun reizen te hebben. Het helpt ook bij het verhogen van de veiligheid op de weg, het beheren van wagenparken en het verlagen van operationele kosten.
EasyRit
EasyRit is een gebruiksvriendelijk ritregistratiesysteem dat zowel door bedrijven als particulieren gebruikt kan worden om hun ritten op een nauwkeurige en eenvoudige manier te registreren. Door middel van een app op de smartphone registreert EasyRit automatisch elke rit die wordt gemaakt, waarbij belangrijke details zoals datum, tijd, afgelegde afstand en start- en eindlocatie worden vastgelegd. Deze gegevens kunnen vervolgens eenvoudig worden geëxporteerd naar een overzichtelijk rapport, wat handig is voor fiscale doeleinden, kilometervergoedingen of voor het beheer van wagenparken. Het systeem voldoet ook aan de strenge eisen van de Belastingdienst voor een sluitende ritregistratie, waardoor gebruikers kunnen genieten van fiscale voordelen zonder het risico op boetes. EasyRit streeft ernaar om het beheer van voertuigritten zo eenvoudig en efficiënt mogelijk te maken.
Excel
Rittenregistratie in Excel is een populaire methode voor het bijhouden van bedrijfs- en privékilometers, vooral voor kleinere bedrijven en zelfstandigen. Door de flexibiliteit van Excel kan men een spreadsheet aanpassen aan de specifieke behoeften van hun bedrijf of situatie. Een standaard rittenregistratie spreadsheet zou kolommen kunnen hebben voor datum, begin- en eindtijd, start- en eindlocatie, afgelegde afstand, doel van de rit en aard van de rit (zakelijk of privé). Het is echter belangrijk om te weten dat hoewel Excel een nuttig en handig hulpmiddel kan zijn voor rittenregistratie, het ook nauwkeurigheid en consistentie vereist in de gegevensinvoer. Het bijhouden van deze gegevens kan helpen bij het aantonen van naleving van fiscale voorschriften, maar het kan ook tijdrovend zijn. Daarom kiezen sommige bedrijven voor geautomatiseerde ritregistratiesystemen.
Wat zijn de verschillen tussen rittenregistratie voor auto’s en motoren?
Ritregistratie voor auto’s en motoren heeft veel overeenkomsten, maar er zijn ook enkele belangrijke verschillen. Voor auto’s is ritregistratie vaak nauwkeuriger en gedetailleerder vanwege de grotere hoeveelheid technologie die beschikbaar is in de meeste voertuigen, waaronder ingebouwde GPS-systemen, afstandsmeters en geavanceerde boordcomputers. Daarentegen kan ritregistratie voor motoren beperkter zijn vanwege de beperkte ruimte voor technologie op de motor zelf. De voornaamste focus ligt bij de motor op het registreren van het aantal gereden kilometers en de route, terwijl bij auto’s ook gegevens als brandstofverbruik, rijtijden, en stationaire tijden vaak worden geregistreerd. Dit komt doordat de belastingwetgeving en fiscale voorschriften rondom auto’s vaak strenger zijn dan die voor motoren.
Uitdagingen en voorbereidingen voor bedrijven
Hoewel de exacte manier waarop bedrijven zich kunnen voorbereiden op deze nieuwe regelgeving nog onduidelijk is, zijn er al enkele suggesties gedaan. Bedrijven moeten iemand aanstellen die verantwoordelijk is voor het verzamelen van de informatie. Deze persoon kan dan alvast bekijken hoe het bedrijf volgend jaar alle informatie moet verzamelen.
Hoe voorbereiden op deze verandering?
Het is nog onduidelijk hoe bedrijven zich het beste kunnen voorbereiden op deze nieuwe verplichting. Ondernemers wachten nog op een handreiking van de overheid, die naar verluidt deze maand zal worden verstuurd. Ook komt er volgens het ministerie een “digitale tool” aan, waarmee bedrijven gemakkelijker aan de regelgeving kunnen voldoen.
De expert, Van Leeuwerden, heeft al een voorzet gedaan. Hij heeft zich al volop verdiept in de kwestie en baseert zijn adviezen op een in oktober geschreven concepthandreiking van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.
Privacy en gegevensbescherming
Het is belangrijk te noteren dat bedrijven hun kilometerregistratie niet op werknemersniveau aanleveren bij de RVO. Ze rapporteren per vervoermiddel het aantal gereden kilometers binnen het bedrijf, niet per persoon. Er zijn echter zorgen over privacy, aangezien de gegevens van werknemers worden bijgehouden en gerapporteerd. Experts benadrukken het belang van duidelijke communicatie naar werknemers om eventuele zorgen te verlichten. De RVO bevestigt dat het zich zal houden aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Reizen met openbaar vervoer – de eenvoudigste optie?
Volgens de expert is het relatief eenvoudig om het aantal kilometers bij te houden dat medewerkers via vervoersorganisaties maken, oftewel ov-ritjes via bijvoorbeeld een zakelijk maandabonnement bij de NS. Vervoersorganisaties kunnen deze informatie direct aan werkgevers doorgeven, stelt Van Leeuwerden.
Het wordt ingewikkelder bij autoverkeer, met name voor ritjes met de bedrijfsauto. In het geval van een leaseauto, moet de leasemaatschappij de kilometers doorgeven. Maar als het bedrijf gebruik maakt van eigen auto’s, moet het die kilometers zelf bijhouden.
Vooruitzichten en mogelijke uitdagingen
Hoewel het nu nog niet verplicht is, raadt Van Leeuwerden bedrijven aan om zich nu al voor te bereiden op de verplichte rapportage van reisdata. Het is belangrijk om alvast iemand binnen het bedrijf aan te stellen die de verantwoordelijkheid zal dragen voor deze taak.
Maar of alle 8.000 grote bedrijven zich strikt aan deze nieuwe rapportage-eisen zullen houden, is nog maar de vraag. Uit het verleden is gebleken dat er altijd wat scepsis en weerstand is bij de implementatie van nieuwe regelgeving. Maar naarmate bedrijven zich aanpassen en wennen aan de nieuwe situatie, zal de naleving naar verwachting verbeteren. Zorg dat je bedrijf klaar is voor de toekomst – plan een afspraak met één van onze bedrijfsadviseurs om je voor te bereiden.
De invoering van deze nieuwe regelgeving is een belangrijke stap voor Nederland om haar klimaatdoelen te halen. Hoewel het in eerste instantie misschien een last lijkt voor bedrijven, kan het uiteindelijk leiden tot een beter begrip van hoe werknemers reizen en hoe dit kan bijdragen aan de vermindering van CO2-uitstoot. Het is een uitdaging, maar ook een kans om een duurzamere toekomst voor Nederland te creëren.
